iPrax als Ergotherapie Software? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit iPrax

Wir haben die iPrax Systems GmbH & Co. KG über ihre Praxissoftware für Ergotherapie ausgefragt.

Die Antworten von der iPrax Systems GmbH & Co. KG sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Ergotherapie Software in 3 Sätzen.

iPrax ist eine moderne Praxissoftware, die speziell für die Anforderungen im Heilmittelbereich und damit der Ergotherapie entwickelt wurde. Sie ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Patientendaten, Terminen, Verordnungen und der Abrechnung, ganz intuitiv und übersichtlich. Als native App funktioniert iPrax auch vollständig offline und bietet so maximale Flexibilität und Datensicherheit im Praxisalltag.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

iPrax ist eine native App und kann dadurch sowohl mobil als auch vollständig offline genutzt werden. Die Software ist besonders intuitiv gestaltet, sodass die Einarbeitung ins iPrax-System schnell und unkompliziert gelingt. Darüber hinaus zeichnen wir uns durch einen freundlichen, kompetenten und gut erreichbaren Support aus.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Da iPrax ausschließlich für Apple-Geräte entwickelt wurde, ist die Nutzung auf das Apple-Ökosystem beschränkt. Für Anwender, die lieber mit anderen Betriebssystemen arbeiten, ist iPrax daher aktuell weniger geeignet.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Bei iPrax handelt es sich um eine Installations-Software, der Zugriff erfolgt also lokal und ist nicht webbasiert. Die Software kann ganz einfach aus dem AppStore heruntergeladen und installiert werden.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

iPrax wurde von Grund auf als mobile Praxissoftware konzipiert. Sämtliche Funktionen sind also auf die Arbeit am iPad & iPhone optimiert, sodass das Erlebnis beim mobilen Arbeiten genauso hochqualitativ ist wie am Mac. Der Funktionsumfang zwischen iPad und Mac ist identisch, die iPhone-Version konzentriert sich auf den für Therapeuten benötigten Funktionsumfang.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Die Geräte können alle unabhängig voneinander und vom Internet arbeiten. Sobald eine Internetverbindung besteht werden alle eingegebenen Daten auf allen Geräten synchronisiert. Kommt es hierbei zu doppelten Terminvergaben, werden diese sofort angezeigt und können schnell behoben werden.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

iPrax läuft auf allen Geräten von Apple (iPads, Macs, iPhones), die mit der neuesten Version des jeweiligen Betriebssystems kompatibel sind.

Als fest installierte und nicht webbasierte App wird für die Nutzung der Software kein bestimmter Web-Browser benötigt.

Auch in Sachen Leistung und Speicherkapazität reicht jeweils die Standardvariante der Geräte. Interessenten erhalten auf Wunsch von uns konkrete Hardwareempfehlungen.

Für Drucker und Kartenleser (sowohl EC-Kartenzahlung als auch Einlesen der eGK) sprechen wir ebenfalls konkrete Empfehlungen aus.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

iPrax kann vollständig offline genutzt werden, da die Software als native Anwendung und nicht im Browser ausgeführt wird. Bis auf wenige Einschränkungen (z.B. das Erstellen von Rechnungen) sind alle Arbeitsschritte in der App auch offline möglich. Sobald wieder eine Internetverbindung besteht werden alle Daten automatisch synchronisiert.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Einen festen Plan, nach dem Updates erscheinen, gibt es nicht. In der Regel veröffentlichen wir alle 6 bis 8 Wochen ein Update. Neben Bug-Fixes und Anpassungen an gesetzliche Änderungen wie z.B. neue Heilmittelrichtlinien oder Preislisten wird die Software hierbei auch kontinuierlich um neue Funktionen erweitert.

Wenn ein Update erscheint erfahren unsere Nutzer dies mit einer E-Mail, in der die wichtigsten Änderungen und Neuerungen zusammengefasst werden. Darüber hinaus zeigen wir im Login-Screen auf Abruf auch einen Versionsverlauf mit den wichtigsten Änderungen der letzten Updates sowie die aktuell installierte Version an.

Die Updates werden zur Sicherstellung eines reibungslosen Arbeitsablaufes und einer vollständigen Datensicherung benötigt. Daher heben wir die Pflichtversion der App nach und nach an, sodass ein Verbleib auf einer veralteten Software-Version nicht möglich ist.

Das Herunterladen und Installieren der Updates findet automatisch im Hintergrund statt, ein manuelles Anstoßen über den App-Store ist nicht nötig. Da unsere Updates immer über den offiziellen App-Store laufen und auch dort geprüft werden, ist das Installieren einer „falschen“ iPrax-Version nicht möglich.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Die Backups finden komplett automatisiert über die Cloud statt, als Nutzer muss man hierbei nichts weiter beachten. Es besteht darüber hinaus auch die Möglichkeit, die allermeisten Daten per Export aus der Software zu ziehen und lokal zu speichern. Im Falle eines Gerätewechsels (Diebstahl, Verlust, Beschädigung) kann durch die automatischen Backups nahtlos auf einem neuen Gerät weitergearbeitet werden.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Die Datensicherung erfolgt komplett automatisiert. Der große Vorteil für Praxen besteht darin, dass bei bestehender Internetverbindung sämtliche Dateneinträge sofort mit dem Rechenzentrum synchronisiert werden, ohne dass dies vom Nutzer manuell angestoßen werden muss. So kommen die Praxen ihren Pflichten zur Datenspeicherung ohne Zusatzaufwand nach, ein eigener Server wird ebenfalls nicht benötigt.

Die Datensicherung erfolgt gemäß aller gesetzlichen Vorschriften der DSGVO und im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) zwischen der Praxis und iPrax. Die Daten liegen in unserem Rechenzentrum auf Servern in München, unweit des Firmenhauptsitzes.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

iPrax verfügt über mehrere integrierte Schnittstellen, die den Praxisalltag deutlich erleichtern.

Zum einen besteht eine Schnittstelle zu unserem Partnerrechenzentrum rfhm, das eine vollintegrierte Abrechnung direkt in iPrax ermöglicht, ohne Programmwechsel oder zusätzlichen Aufwand.

Außerdem besteht eine Schnittstelle zur CGM, unserem Partner im Bereich der Telematikinfrastruktur (TI). Diese ermöglicht es unseren Kunden, an die TI angeschlossen zu werden und zukünftige TI-Fachanwendungen direkt aus iPrax heraus zu nutzen.

Zudem ist iPrax mit unserem Partner-Zahlungsdienstleister SumUp verbunden. Dadurch wird der zu zahlende Betrag automatisch an das Kartenlesegerät übermittelt, wodurch Eingabefehler vermieden und Zahlung sowie Rechnung direkt miteinander verknüpft werden.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Ergotherapie-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Rezeptmanagement?
    • Gibt es eine Scan- bzw. Foto-Erfassung (OCR) von Verordnungen (oder via QR-Code)?
    • Gibt es automatische Plausibilitätsprüfungen (z. B. Heilmittelrichtlinie)?
    • Anstoßen von Folgeprozessen (Termine usw.)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Rezeptmanagement anmerken?

Heilmittelverordnungen können entweder per Scan (Clever-Scan) erfasst oder manuell eingegeben werden. Zum Scannen ist kein zusätzliches Gerät notwendig, hierfür wird entweder die Kamera (iPad/iPhone) oder der vorhandene Drucker mit Scan-Funktion (Mac) verwendet. Dabei werden alle auf der Verordnung angebenden Daten (Stammdaten und Verordnungsinhalte) ausgewertet und im System hinterlegt.

Die Prüfung der Verordnungen findet in iPrax in drei Stufen statt. Am Anfang werden diese bei der Anlage auf Plausibilität und auf sämtliche Fristen geprüft. Während der Terminvergabe weist die Software auf Überschreitung von Therapiefrequenz und Fristen hin. Und bei der Abrechnung erfolgt (je nach Abrechnungsmodul) eine abschließende Verordnungsprüfung, welche alle eingetragenen Termine und Angaben berücksichtigt und auf potenzielle Fehler hinweist. Somit kann der Großteil aller Absetzungen durch die Softwareprüfung verhindert werden. Die Zuzahlungen werden automatisch errechnet und können direkt aus der Software eingenommen werden.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Terminmanagement?
    • Wie ist die Kalender- und Terminplaner-Funktion umgesetzt?
    • Online-Buchung durch Patienten möglich?
    • Können Serien- und Gruppentermine abgebildet werden?
    • Gibt es Erinnerungsfunktionen für Patienten (z.B. SMS, E-Mail)?
    • Gibt es Wartelisten?
    • Schnittstellen zu externen Kalendern (Google / Apple / Outlook)?
    • Sonstiges zum Thema Terminplanung?

Die Terminplanung in iPrax ist kinderleicht. Mit wenigen Klicks können Termine angelegt, verschoben und abgesagt werden. Darüber hinaus zeigt die Software freie Terminlücken an, sodass die Terminvergabe ohne lange Suchzeiten erfolgen kann. Durch die integrierte und intelligente Warteliste können entstandene Lücken schnell und unkompliziert gefüllt werden. Auch Dauer- und Gruppentermine
sind intuitiv und schnell angelegt.

Eine Online-Terminbuchung oder eine Schnittstelle zu einem entsprechenden Anbieter ist momentan nicht vorhanden.

Die Patienten können über ihre Termine ganz einfach per SMS oder E-Mail informiert oder daran erinnert werden. Auch ein klassischer Ausdruck von Terminzetteln ist natürlich möglich.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Patientenverwaltung?
    • Wie können Informationen in der digitalen Patientenakte erfasst werden?
    • Upload von multimedialen Dokumenten möglich (Bilder, Videos, Befunde, Scans, etc.)?
    • Sonstiges zur Patientenverwaltung?

Patientendaten können entweder per Scan der Verordnung (Clever-Scan), über das Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) oder auch manuell eingegeben werden. Das Patientenmenü setzt sich aus den Stammdaten, der Terminübersicht, der Verordnungshistorie, sowie der Verlaufsdokumentation und Befunderhebung zusammen. Somit wird eine übersichtliche und vollumfängliche Patientenhistorie gewährleistet. Es können auch Mediendaten wie Fotos, Scans, PDFs und Videos hochgeladen werden, sodass Dokumente vom Arzt wie z.B. Röntgen-Bilder oder Arztberichte direkt in der digitalen Patientenakte hinterlegt werden können.

Praxisvorlagen wie z.B. Datenschutzverordnungen oder Anamnesebögen können per PDF-Import ganz leicht hochgeladen und auf Wunsch auch digital ausgefüllt und unterzeichnet werden. Auch die Patientenkommunikation ist komplett papierlos via E-Mail und SMS möglich. Rechnungen, Terminzettel und andere Formulare können auf Wunsch natürlich weiterhin auch ausgedruckt werden.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?
    • (Teil-)Automatisierte Dokumentationsfunktionen?
    • Gibt es interaktive Dokumentationsfunktionen wie Befundkarten (digital?) oder Body-Charts?
    • Darstellung von Therapieverläufen (ggf. grafisch)?
    • Diktierfunktion?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Dokumentation anmerken?

In iPrax können verschiedene Mediendaten wie z.B. Fotos, Scans, Videos und PDFs direkt in die digitale Patientenakte hochgeladen werden. So können z.B. Röntgenbilder oder Arztberichte eingepflegt werden und die Praxis bleibt papierfrei. Zur Hilfestellung bei der Digitalisierung bieten wir auch kostenlose Webinare an.

Eigene Dokumentvorlagen wie z.B. Anamnesebögen oder Datenschutzverträge können ebenso hochgeladen, digital ausgefüllt und unterzeichnet werden. Auch interaktive PDFs (bspw. mit auszufüllenden Textbereichen) werden unterstützt, sodass unseren Nutzern bei der Individualisierung ihrer Vorlagen keine Grenzen gesetzt sind. Von uns bereitgestellte Dokumente werden aktualisiert. Zum Ausfüllen Ihrer Dokumente, sowie für die Dokumentation und Befunderhebung, können Sie sich individuelle Textbausteine anlegen.

Zudem können Sie in der Befunderhebung auch den 3D-Buddy nutzen. Die detaillierte 3D-Darstellung des Körpers ermöglicht Ihnen, Ihren schriftlichen Befund ergänzend zu visualisieren.

Der 3D-Buddy wird in 10 Schichten von der Hautoberfläche über die Muskeln bis zum Skelett dargestellt und kann frei rotiert und gezoomt werden. Zusätzlich können Sie Ihren Befund an den gewünschten Körperstellen um handschriftliche Skizzen erweitern.

Außerdem lassen sich sowohl Dokumentation als auch Befundung dank der Apple-eigenen Diktierfunktion einfach und zeitsparend erfassen.

Die verschiedenen Tools für Dokumentation und Befundung ermöglichen es Ihnen, den Therapieverlauf klar strukturiert und umfassend darzustellen.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung?
    • Abrechnung mit Privat-/Selbstzahlerpatienten möglich? Wenn ja, wie wird dies unterstützt?
    • Abrechnung über Abrechnungszentren möglich? Wenn ja, wie wird dies unterstützt?
    • Direktabrechnung mit den (Gesetzlichen) Kassen möglich (Selbstabrechnung)? Wenn ja, wie wird dies unterstützt?

Die Rechnungsstellung für Privatpatienten und Selbstzahler ist in iPrax komplett implementiert. Die Daten für die Rechnungen werden hierbei aus dem Terminplan übernommen, sodass eine Rechnung am Ende der Behandlungsreihe mit wenigen Klicks erstellt werden kann. Sollten hierbei noch Änderungen nötig sein lassen sich die Daten natürlich einfach anpassen. Auch Zahlungserinnerungen, Mahnungen und Ausfallhonorare können über iPrax erstellt werden.

Sämtliche Einnahmen werden monatlich in Ordnern aufgeführt. Diese können nach Belieben exportiert und weiterverwertet werden. Die Möglichkeiten des Exports sind hierbei vielfältig, je nachdem, welche Daten konkret benötigt werden. Auch die noch offenen Posten sind übersichtlich in der Abrechnung aufgeführt und können bei Bedarf exportiert werden.

Der Rechnungsversand kann auf Wunsch auch komplett papierlos per E-Mail erfolgen. Hierbei kann die Praxis auch ihr eigenes Geschäftspapier hochladen.

In Sachen Abrechnungszentrum haben unsere Nutzer die komplett freie Wahl. Sie
können sich für ein beliebiges Abrechnungszentrum entscheiden (Cash Basic) oder wählen die vollintegrierte Abrechnung über unser Partner-Rechenzentrum, das rfhm (Cash Flex). Hierbei profitieren sie von der Abschlussprüfung der Verordnungen sowie von den günstigen Konditionen, welche durch die enge Zusammenarbeit beider Firmen ermöglicht werden. Preislisten werden automatisch durch die Software aktualisiert, ein SoftwareUpdate wird hierfür nicht benötigt. Über Absetzungen werden die Nutzer direkt in der App informiert und erhalten darüber hinaus von dem rfhm detaillierte Aufschlüsselungen. So behalten sie stets den vollen Überblick über ihre Abrechnung.

In iPrax kann die Praxis über das kostenpflichtige Abrechnungsmodul Cash Direct
ganz einfach und unkompliziert selbst mit den Kostenträgern abrechnen. Die Schnittstellen zu allen Datenannahmestellen sowie der ITSG-Schlüssel werden hierbei von uns zur Verfügung gestellt. Die Anmeldung zur Selbstabrechnung erfolgt via PostIdent-Verfahren, wahlweise auch in wenigen Minuten online per Video.

Bei der Selbstabrechnung mit Cash Direct profitieren die Nutzer von der
abschließenden Verordnungsprüfung, welche vor eventuellen Fehlern warnt. Dadurch werden die meisten Absetzungen bereits vorab verhindert und die Praxis hat dadurch stets eine übersichtliche Aufstellung der abgerechneten Positionen. Sollte es dennoch zu Absetzungen kommen, können diese direkt aus der Software per Korrekturverfahren nachbearbeitet werden.

Sämtliche für die Abrechnung relevanten Informationen wie z.B. Preislisten oder
Änderungen bei den Kostenträgern werden automatisch aktualisiert und hierfür ist auch kein Update der Software nötig, da diese Änderungen auf unseren Servern stattfinden. Sämtliche gesetzlichen Kostenträger sind im System hinterlegt, die Nutzer müssen hierbei keine eigenständigen Anpassungen vornehmen.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software teletherapeutische Funktionen?
    • Videotherapie?
    • Digitale Bereitstellung von Übungen für “Hausaufgaben” / Heimübungen?
    • Sonstiges im Bereich teletherapeutische Funktionen?

Patienten können per Facetime direkt aus der App kontaktiert werden und die Videotherapie (Telemedizinische Leistung) kann für die Abrechnung als Position ausgewählt werden.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Integration in die Telematik-Infrastruktur?
    • Wie erfolgt die Anbindung an die TI?
    • Welche TI-Anwendungen sind in der Software integriert?
    • Wie sind diese konkret implementiert, um eine anwenderfreundliche Nutzung zu ermöglichen?

iPrax setzt bei der Umsetzung der Telematikinfrastruktur auf einen erfahrenen Partner: die CompuGroup Medical (CGM). CGM ist ein weltweit führendes E-Health-Unternehmen aus Koblenz, das Softwarelösungen für Arztpraxen, Apotheken, Labore und Krankenhäuser anbietet. Zudem stellt CGM eine vollständige Produktkette gematik-zugelassener TI-Komponenten bereit – vom Konnektor über den VPN-Zugangsdienst bis hin zum E-Health-Kartenterminal. In den letzten Jahren wurden von CGM bereits Zehntausende Praxen erfolgreich an die TI angeschlossen.

Dank dieser Partnerschaft kann iPrax den Anschluss an die TI im Heilmittelbereich für alle Kundinnen und Kunden zuverlässig umsetzen. Nach der Anbindung stehen die Dienste VSDM und KIM direkt innerhalb von iPrax zur Verfügung. Künftig wird iPrax auch die Integration weiterer Fachdienste, wie z. B. die Elektronische Patientenakte (ePA), übernehmen.

Die Fachanwendungen sind als eigener Menüpunkt innerhalb der iPrax-App verfügbar und anwenderfreundlich in den Praxisalltag integriert.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Mitarbeitermanagement?
    • Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle?
    • Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung?
    • Ressourcenplanung (welcher Therapeut betreut welche Patienten)?
    • Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung?
    • Sonstiges zum Thema Mitarbeiterverwaltung

Urlaubszeiten und andere Einträge wie z.B. Pausen oder Krankheit können ganz einfach im Terminplan festgehalten werden. Dieser kann in Form von verschiedenen Auswertungen exportiert werden. Dies ersetzt jedoch nicht die Zeiterfassung.

Es gibt verschiedene Auswertungen, welche direkt aus der Software exportiert werden können und auf deren Basis die Praxen eventuelle Benefits berechnen können.

iPrax ist jedoch ganz bewusst kein Programm für die Buchhaltung und für weitere Personalthemen wie Gehälter und Provisionen, die Auswertungen sollen lediglich als Orientierung dienen.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Thema Statistiken, Auswertung & Controlling
    • Welche Auswertungen sind möglich (z. B. Auslastung, Umsatz, Rezepte, Krankenkassen)
    • Können individuelle Reports erstellt werden?
    • Sonstiges zum Thema Controlling?

Im Menü Reporting erhalten Sie einen Überblick wichtiger Kennzahlen zu Umsatzprognose und fakturierten Umsätzen, Patienten, Ärzten, Auslastung und Leistungen Ihrer Praxis.

Das Reporting kann auf einen gewünschten Zeitraum eingegrenzt und durch weitere Filter analysiert werden. Das Ergebnis wird durch Diagramme anschaulich grafisch dargestellt. Darüber hinaus können verschiedene umfangreiche Auswertungen als csv-Datei exportiert und nach Ihrem Bedarf weiter verarbeitet werden.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Ergotherapie-spezifischen Funktionen?
    • Gruppentherapien / Kursverwaltung?
    • Patientenportal / Patienten-App zur Patientenkommunikation (z. B. digitale Anamneseformulare, Chat/Feedback…)?
    • Mehrstandort-Fähigkeit?
    • Weitere Ergotherapie-spezifische Funktionen?

iPrax unterstützt die Planung und Verwaltung von Gruppentherapien. Die Gruppenzusammensetzung sowie die Gruppengröße können flexibel angepasst werden, um den individuellen Bedürfnissen der Patienten gerecht zu werden.

Ein Patientenportal oder ein direkter Kommunikationskanal zu den Patienten ist derzeit nicht verfügbar. Anamnesebögen und andere Formulare können jedoch in der digitalen Patientenakte aufgerufen und digital ausgefüllt werden.

Alle DVE-Mitglieder können zudem vom interaktiven ETpro profitieren: Einer ergotherapeutischen Prozessdokumentation. ETpro basiert auf einem Qualitätsmanagement-Zyklus und bietet eine ICF-gestützte Dokumentation, die die interprofessionelle Kommunikation und Kooperation erleichtert. Die Dokumentation wird direkt in der Patientenakte gespeichert und während des gesamten Therapieverlaufs kontinuierlich ergänzt und bearbeitet.

iPrax ist komplett mobil nutzbar und kann daher problemlos an verschiedenen Standorten eingesetzt werden.

23. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen? (Unterstützung hierbei bzw. Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung oder zum Steuerberater?)
    • Praxis-Marketing?
    • Weitere unternehmerische Funktionen?

iPrax konzentriert sich bewusst auf die therapeutische Praxisverwaltung und legt den Fokus auf die Dokumentation, Terminplanung und Abrechnung innerhalb der Praxis. Finanzbuchhaltungs- oder Marketingfunktionen werden aktuell nicht angeboten, sodass iPrax hier keine direkten Schnittstellen zu Steuerberatern oder Marketingtools bereitstellt.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

24. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Das Preismodell unserer Software unterteilt sich in eine einmalige Lizenzgebühr sowie eine monatliche Servicegebühr. Wir sind davon überzeugt, dass es sich hierbei um das fairste Preismodell handelt, da wir so die monatlichen Kosten gering halten können und die Software für unsere Nutzer damit mittel- bis langfristig kosteneffizienter ist.

Die Höhe der einmaligen Lizenzgebühr richtet sich nach der Anzahl der benötigten Gerätezugänge und startet mit iPrax One (1 Gerätezugang) für € 699,- bzw. iPrax Team (2 Gerätezugänge) für € 1.399,-. Ab dem 3. Gerät kostet jeder weitere Gerätezugang einmalig € 300.

Die monatliche Servicegebühr beträgt grundsätzlich € 49,-, wobei die erste Terminplanspalte und das erste IK bereits inkludiert sind. Weitere monatliche Kosten fallen u.a. bei zusätzlichen Spalten sowie Extras wie dem Kassenbuch inkl. TSE an.

Beispielhaft liegt eine Praxis mit 3 Therapeuten und 4 Gerätezugängen bei einmalig € 1.999,- und monatlich bei ca. € 65,-. (alle Preise zzgl. MwSt.)

Ein individuelles Angebot können Sie jederzeit hier auf unserer Website anfordern.

Die Vertragslaufzeit beträgt 24 Monate. Diese verlängert sich nach Ablauf jeweils um 12 Monate, sofern keine fristgerechte Kündigung erfolgt. Die Kündigung kann mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit ausgesprochen werden. Darüber hinaus besteht innerhalb der ersten 100 Tage nach Vertragsbeginn die Möglichkeit, den Vertrag aufzulösen.

25. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?

• Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
• Inhouse oder externer Support?
• Wartezeiten?
• „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Der iPrax-Support ist komplett intern besetzt und läuft nicht über externe Dienstleister. So können wir eine fachkundige und zeitnahe Bearbeitung aller Anliegen unserer Kunden gewährleisten. Der Support ist in der monatlichen Servicegebühr bereits inkludiert, zusätzliche Kosten für bspw. Telefonate fallen nicht an.

Unser Support ist telefonisch Mo. bis Fr. von 10:00 bis 17:00 Uhr erreichbar, im Durchschnitt beträgt die Wartezeit maximal 10 Minuten. Auch per E-Mail können Supportanfragen gestellt werden. Die meisten Supportanfragen können dabei ohne Ticket gelöst werden. Bei tiefergehenden Problemen ist auch eine Fernwartung möglich.

Wir bieten kostenlose Webinare zu verschiedenen Themengebieten an und unterstützen somit neue Nutzer beim erstmaligen Start mit iPrax sowie Bestandskunden beim Einarbeiten neuer Mitarbeiter. Außerdem werden auch neue Funktionen in den Webinaren erklärt, sodass diese auch für erfahrene iPrax-Nutzer interessant sind.

Mit der InApp-Hilfe bieten wir unseren Nutzern in der Software einen kontextbezogenen Leitfaden mit den wichtigsten Tipps zu allen Funktionen der Software an.

26. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Neukunden können so oft sie möchten an unseren kostenlosen Webinaren teilnehmen, darunter auch spezielle Einführungswebinare, die wöchentlich angeboten werden. Bei akuten Fragen steht zudem unser kompetenter Support gerne unterstützend zur Verfügung.

Außerdem gibt es eine kostenlose Demo-Version im App-Store für iPad, iPhone und Mac. Diese kann zeitlich unbegrenzt verwendet werden und es besteht keine Synchronisation zwischen dem Endgerät und unseren Servern. Der Umfang der Demo-Version entspricht bis auf wenige Funktionen der Vollversion.

Die Stammdaten der Patienten können beim Wechsel zu iPrax übernommen werden. Hierzu benötigen wir lediglich eine csv-Datei mit den entsprechenden Daten. Die Vorlage hierfür erhalten Neukunden direkt über unseren Kundenservice.

Da ein Softwarewechsel sehr individuell ist und von vielen Faktoren abhängt (von welcher Software, wie viele Endgeräte, Stammdatenübernahme?…) gibt es keinen einheitlichen Wechsel-Service, sondern wir gehen hierbei immer auf die individuellen Herausforderungen der Praxis ein. Wenn z.B. neben der Software auch das Rechenzentrum gewechselt wird, erhalten unsere Kunden hierbei durch entsprechende Vorlagen Unterstützung. Wie bereits erwähnt können auch Stammdaten durch uns übernommen werden und es gibt regelmäßige und kostenlose Schulungen für unsere Kunden und alle Mitarbeiter, die bei der Einarbeitung sehr hilfreich sind.

27. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Einen festen Plan, nach dem Updates erscheinen, gibt es nicht. In der Regel veröffentlichen wir alle 6 bis 8 Wochen ein Update. Neben Bug-Fixes und Anpassungen an gesetzliche Änderungen wie z.B. neue Heilmittelrichtlinien oder Preislisten wird die Software hierbei auch kontinuierlich um neue Funktionen erweitert.

Wenn ein Update erscheint erfahren unsere Nutzer dies mit einer E-Mail, in der die wichtigsten Änderungen und Neuerungen zusammengefasst werden. Darüber hinaus zeigen wir im Login-Screen auf Abruf auch einen Versionsverlauf mit den wichtigsten Änderungen der letzten Updates sowie die aktuell installierte Version an.

Die Updates werden zur Sicherstellung eines reibungslosen Arbeitsablaufes und einer vollständigen Datensicherung benötigt. Daher heben wir die Pflichtversion der App nach und nach an, sodass ein Verbleib auf einer veralteten Software-Version nicht möglich ist.

Das Herunterladen und Installieren der Updates findet automatisch im Hintergrund statt, ein manuelles Anstoßen über den App-Store ist nicht nötig. Da unsere Updates immer über den offiziellen App-Store laufen und auch dort geprüft werden ist das Installieren einer „falschen“ iPrax-Version nicht möglich.

Bei der Entwicklung neuer Funktionen orientieren wir uns stark an den Wünschen und dem Feedback unserer Nutzer. So stellen wir sicher, dass iPrax kontinuierlich praxisnah verbessert wird und den tatsächlichen Anforderungen der Anwender entspricht.

Abschluss-Fragen:

28. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Aus dem Feedback unserer Kunden wird besonders unser kompetenter und freundlicher Kundensupporthervorgehoben. Viele Anwender schätzen die schnelle und praxisnahe Unterstützung sowie die Hilfsbereitschaft unseres Teams. Gleichzeitig nutzen wir das Feedback, um iPrax kontinuierlich zu verbessern und auf die Bedürfnisse unserer Kunden  anzupassen.

29. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können

k.A.

30. Schlussplädoyer: Für welche Ergotherapie-Praxen (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

iPrax eignet sich besonders für kleine und mittlere Ergotherapiepraxen, die ihre Praxis digital und mobil verwalten möchten. Ein entscheidender Faktor ist die Nutzung von Apple-Geräten, da iPrax als native App für macOS und iOS entwickelt wurde. Praxen, die ausschließlich auf andere Betriebssysteme setzen oder stark papierbasiert arbeiten, könnten hingegen von iPrax nur eingeschränkt profitieren.