Eine separate Abrechnungssoftware für die Ergotherapie braucht ihr in der Regel nicht. Die Abrechnung ist meist Teil der Praxissoftware, in der ihr ohnehin Verordnungen erfasst, Termine plant und Behandlungen dokumentiert. Entscheidend ist daher weniger, ob ein Programm überhaupt abrechnen kann, sondern auf welchem Weg. Möchtet ihr die Daten selbst an die Krankenkassen übermitteln, soll ein Abrechnungszentrum diese Arbeit übernehmen oder rechnet ihr ausschließlich mit Privatpatienten und Selbstzahlern ab? Von dieser Entscheidung hängt ab, welche Software wirklich zu eurem Praxisalltag passt.
Die Unterschiede zwischen den Programmen zeigen sich vor allem bei diesen Wegen. Einige lassen euch frei entscheiden, andere sind eng an einen bestimmten Abrechnungsdienstleister gebunden; bei manchen kommen Software und Abrechnung sogar aus demselben Haus. Im Vergleich schauen wir deshalb nicht nur auf die möglichen Abrechnungswege, sondern auch darauf, welche Prüfungen die Programme unterstützen und welche Kosten neben dem eigentlichen Softwarepreis anfallen.
Abrechnungssoftware für die Ergotherapie: unsere Empfehlungen
Die folgende Übersicht zeigt die Programme, die wir genauer untersucht haben und auf dieser Basis empfehlen können. Welche davon zu euch passen, hängt vor allem davon ab, wie ihr eure Kassen- oder Privatrechnungen abwickeln möchtet:
Wir geben nicht zu jeder Lösung eine eigene Einschätzung ab. Das hängt davon ab, wie tief wir uns mit ihr befassen konnten. Einige der hier vorgestellten Anbieter arbeiten kommerziell mit uns zusammen. Auf unsere Einschätzung hat das keinen Einfluss. Mehr dazu unter „Warum wir kostenlos sind“.
Am Smartphone lässt sich die Tabelle im Querformat besser lesen.
| Abrechnungssoftware Ergotherapie | Das fällt auf | mehr Infos | |
|---|---|---|---|
Henara |
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thevea |
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iPrax |
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Optica Viva |
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| appointmed » Zum Gutschein  |
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Die Abrechnung ist nur ein Teil des Praxisalltags. Wie die Programme bei Terminplanung, Dokumentation und den Gesamtkosten abschneiden, lest ihr in unserem ausführlichen Vergleich:
Drei Abrechnungswege: selbst, über ein Zentrum oder privat
Bei der Abrechnung mit den gesetzlichen Krankenkassen gibt § 302 SGB V den Rahmen vor: Die Daten werden elektronisch übermittelt, die Originalverordnungen folgen weiterhin auf Papier. Ob ihr diese Aufgabe selbst erledigt oder an ein Abrechnungszentrum abgebt, könnt ihr grundsätzlich entscheiden. Das Gesetz sieht die Beauftragung eines Rechenzentrums ausdrücklich vor; der GKV-Spitzenverband erläutert beide Varianten in seinen Informationen zum Datenaustausch. Für die Auswahl der Software ist damit die erste Frage geklärt: Sie muss euren bevorzugten Abrechnungsweg unterstützen.
Selbstabrechnung: Die Software schickt die Daten selbst an die Kassen
Bei der Selbstabrechnung bleibt der gesamte Ablauf in eurer Hand – und die Software muss dafür einiges leisten. Sie erstellt den Abrechnungsdatensatz, verschlüsselt ihn und übermittelt ihn an die zuständige Datenannahmestelle der Krankenkasse. Voraussetzung sind ein Institutionskennzeichen (IK) und ein Zertifikat des ITSG Trust Centers. Auch der Papierweg bleibt: Die Originalverordnungen werden mit IK, Rechnungs- und Belegnummer bedruckt und zusammen mit einem Begleitzettel an die Belegannahmestelle geschickt. Betreibt ihr mehrere Standorte, benötigt jeder ein eigenes IK. Das ist nicht nur zusätzlicher Verwaltungsaufwand, sondern kann je nach Anbieter auch den Preis erhöhen.
Ein guter Selbstabrechnungsmodus erledigt deshalb mehr, als nur eine Datei zu verschicken. Er muss das jeweils gültige Datenformat einhalten, aktuelle Kostenträgerdateien berücksichtigen und Korrekturrechnungen nach dem vorgeschriebenen Verfahren ermöglichen. Denn wenn Angaben nicht stimmen, kann die Kasse die Abrechnung zurückweisen – und bis zur Korrektur wartet ihr länger auf euer Geld.
Der größte Vorteil liegt auf der Kostenseite: Ihr zahlt kein Abrechnungszentrum, das einen Anteil am Rezeptwert einbehält, und behaltet den Prozess selbst im Blick. Dafür landen auch Rückfragen, Papierbelege und Korrekturen nach einer Absetzung bei euch. Einige Programme erleichtern einzelne Schritte oder übernehmen technische Aufgaben – die organisatorische Verantwortung bleibt aber in der Praxis. iPrax stellt bei der Selbstabrechnung über das kostenpflichtige Modul Cash Direct die Schnittstellen zu allen Datenannahmestellen und den ITSG-Schlüssel. Optica Viva überträgt die Direktabrechnung, eine kostenpflichtige Zusatzleistung, über die Software Optica Viva Tools; das ITSG-Zertifikat beantragt ihr direkt über Optica Viva.
DMRZ nimmt eine Zwischenstellung ein: Ihr arbeitet mit der Software, die Abrechnungsdaten laufen jedoch über die Plattform des Deutschen Medizinrechenzentrums an die Krankenkassen. Eine eigene ITSG-Registrierung ist dafür nicht nötig. Die Kosten richten sich – ähnlich wie bei einem Abrechnungsdienstleister – nach dem Abrechnungsvolumen. Deshalb ordnen wir DMRZ den Programmen mit angebundenem Abrechnungszentrum zu.
Selbst abrechnen könnt ihr mit:
- Henara, iPrax und Optica Viva sowie AMPAREX, MD Therapie, praxxo, PraxWin und THEORG, jeweils neben der Abrechnung über ein Zentrum
- adad95, Qikbee, Thera-Pi, tinana und VivoInform, die auf die Selbstabrechnung ausgelegt sind
Abrechnung über ein Abrechnungszentrum: Wie die Daten dorthin kommen
Wenn ein Abrechnungszentrum die Arbeit übernimmt, erstellt es die Abrechnung, übermittelt sie an die Krankenkassen und bearbeitet Rückfragen. Ihr reicht die Verordnungen ein und erhaltet die Auszahlung nach den vereinbarten Bedingungen. Ganz aus der Verantwortung seid ihr damit allerdings nicht: Im Ergotherapie-Vertrag mit den Kassen gilt das Zentrum als Erfüllungsgehilfe eurer Praxis. Die Verordnung müsst ihr also weiterhin sorgfältig prüfen.
Im Alltag kommt es darauf an, wie eng die Software mit dem Zentrum zusammenarbeitet. Bei einer digitalen Anbindung übertragt ihr die erfassten Behandlungen direkt aus dem Programm; per Post müssen dann nur noch die Originalverordnungen nachgereicht werden. thevea sendet die Abrechnungsdaten digital an opta data oder die AS AG und sammelt die Papierrezepte an einer zentralen Adresse. Henara übernimmt die Daten aus der eigenen Software SMART.VO über einen QR-Code ins HENARA Abrechnungszentrum; ohne diesen Code erfasst das Zentrum die Verordnungen von Hand.
Wenn ihr bereits mit einem Abrechnungszentrum arbeitet, solltet ihr vor einem Softwarewechsel daher konkret nachfragen: Ist genau dieses Zentrum angebunden – und werden die Daten direkt übertragen oder nur über einen Export beziehungsweise auf Papier weitergegeben? Die allgemeine Aussage „Abrechnung über ein Zentrum möglich“ sagt darüber noch wenig aus.
Mit bestimmten Zentren arbeiten zusammen:
- Henara mit dem eigenen HENARA Abrechnungszentrum
- iPrax mit dem Partnerzentrum rfhm GmbH (Modul Cash Flex)
- Optica Viva mit Optica
- thevea mit opta data und der AS AG
- MD Therapie mit dem Abrechnungsservice MD Finance
- NOVENTI Ora mit NOVENTI
- Patientify mit PAS Dr. Hammerl per direkter Schnittstelle
- synaptos mit dem RZH Rechenzentrum für Heilberufe
- DMRZ als Software und Abrechnungsdienst in einem
Mit einem Abrechnungsdienstleister eurer Wahl arbeiten iPrax (Modul Cash Basic) sowie AMPAREX, MD Therapie, Patientify (per PADnext-Export), PraxWin, praxxo und THEORG.
Privat- und Selbstzahler: Rechnung an den Patienten
In einer Praxis mit Privatpatienten, Beihilfeberechtigten und Selbstzahlern läuft der Geldfluss anders: Ihr stellt die Rechnung direkt an die behandelte Person, nicht an die Krankenkasse. Praktisch sind dann frei definierbare Preise, Rechnungen direkt aus dem Termin heraus sowie Funktionen für Zahlungserinnerungen, Mahnungen und Ausfallhonorare. Eine Software, deren Schwerpunkt auf der Kassenabrechnung liegt, kann für eine reine Privatpraxis deshalb unnötig teuer sein.
Für diesen Schwerpunkt ist appointmed interessant: Aus den erfassten Leistungen lassen sich Einzel- und Sammelrechnungen erstellen, Zahlungserinnerungen verschickt ihr mit wenigen Klicks. Eine Kassenabrechnung ist in appointmed nicht vorgesehen, die Software ist ausschließlich auf Privatpatienten und Selbstzahler ausgelegt. Welche Möglichkeiten die stärker auf Kassenabrechnung ausgerichteten Programme für Privatrechnungen bieten, zeigen die Kurzvorstellungen unter „Privatabrechnung“.
Software und Abrechnungszentrum aus einer Hand
Bei der Entscheidung lohnt sich ein Blick auf die Unternehmen hinter den Produkten. Bei mehreren Anbietern sind Software und Abrechnungsdienst eng miteinander verbunden oder gehören sogar zur selben Unternehmensgruppe:
- Optica Viva stammt von der PRAXINO GmbH, einer Tochtergesellschaft des Optica Abrechnungszentrums Dr. Güldener GmbH.
- thevea ist ein Unternehmen der opta data Gruppe, und opta data bietet thevea als seine Software für die Ergotherapie an.
- NOVENTI Ora schickt die Abrechnung digital an NOVENTI, den Abrechnungsdienstleister desselben Hauses.
- Henara betreibt neben der Software SMART.VO ein eigenes Abrechnungszentrum.
- MEDIFOX DAN bietet zu MD Therapie den Abrechnungsservice MD Finance an, abgewickelt über die BFS Abrechnungs GmbH.
- synaptos rechnet die Kassen über das RZH Rechenzentrum für Heilberufe ab, mit eigenem Vertrag zwischen Praxis und RZH.
- Bei DMRZ kommen Software und Abrechnung vom Deutschen Medizinrechenzentrum.
Diese Verbindung kann den Alltag vereinfachen: Ihr habt einen Ansprechpartner und die Abrechnungsdaten müssen nicht erst über Umwege ins Zentrum gelangen. Gleichzeitig kann sie euch weniger flexibel machen. Wenn ihr später den Abrechnungsdienstleister wechseln möchtet, müsst ihr möglicherweise auch die Software wechseln. Klärt deshalb vor Vertragsabschluss, wie frei ihr bei der Wahl des Zentrums tatsächlich bleibt.
Wie fest die Verbindung ist, unterscheidet sich. Mit Optica Viva könnt ihr ebenso selbst abrechnen, Henara lässt Selbstabrechnung und das eigene Zentrum nebeneinander zu, und bei thevea läuft die Kassenabrechnung über die angebundenen Zentren opta data und AS AG. Welche Programme euch die Wahl des Zentrums lassen, steht im Abschnitt Abrechnung über ein Abrechnungszentrum.
Worauf die Software bei der Ergotherapie-Abrechnung achten muss
Eine Absetzung ist mehr als ein lästiger Verwaltungsvorgang: Sie kostet Zeit und kann die Auszahlung verzögern. Fehler lassen sich oft vermeiden, wenn die Verordnung schon beim Erfassen und noch einmal vor dem Einreichen geprüft wird. Dazu ist die Praxis verpflichtet – zumindest bei Fehlern, die zumutbar erkennbar sind, und bei fehlenden Angaben. Personalien, Diagnose, Heilmittel sowie Arztstempel und Unterschrift lassen sich nach dem Einreichen nicht mehr ändern. Wird eine Abrechnung abgesetzt, bleiben drei Monate, um die Verordnung einmalig zu korrigieren oder zu ergänzen. Eine verlässliche Verordnungsprüfung gehört deshalb zu den wichtigsten Funktionen, unabhängig davon, ob ihr selbst oder über ein Zentrum abrechnet.
Verordnungsprüfung beim Erfassen und vor der Abrechnung
Die Prüfliste ergibt sich aus der Heilmittel-Richtlinie und dem Heilmittelkatalog. So muss die Behandlung grundsätzlich innerhalb von 28 Tagen nach dem Verordnungsdatum beginnen; bei dringlichem Bedarf sind es 14 Tage. Wird sie ohne Begründung länger als 14 Tage unterbrochen, verliert die Verordnung ihre Gültigkeit. Auch die zulässigen Heilmittel und Einheiten hängen von der Diagnosegruppe ab: In der Ergotherapie sind meist bis zu zehn Einheiten vorgesehen, bei PS2 und PS3 bis zu zwanzig. Bei langfristigem Heilmittelbedarf kann eine Verordnung bis zu zwölf Wochen abdecken; Höchstmenge und orientierende Menge gelten dann nicht. Wichtig ist außerdem die verordnete Frequenz – auch wenn sie als Spanne angegeben ist. Änderungen dürfen nur nach Absprache mit der Ärztin oder dem Arzt erfolgen.
Idealerweise fällt ein Fehler nicht erst auf, wenn die Abrechnung bereits fertig ist. Gute Programme prüfen die Angaben daher sowohl beim Anlegen der Verordnung als auch noch einmal vor der Abrechnung. iPrax trifft nach Eingabe der Diagnosegruppe eine Vorauswahl der zulässigen Heilmittel, warnt vor Unterbrechungsfristen und prüft vor dem Druck noch einmal Praxis, Patient, Verordnung, Termine und Arzt. Optica Viva prüft die Rezepte vor der Abrechnung gegen die Heilmittel-Richtlinie und auf Tarifänderungen.
Bei Hausbesuchen und Gruppentherapien kommen zusätzliche Regeln hinzu. Ein Hausbesuch muss grundsätzlich auf der Verordnung vermerkt sein. Für Kinder kann eine Behandlung in Kita oder Schule unter bestimmten Voraussetzungen auch ohne Hausbesuchsverordnung möglich sein. Abgerechnet wird über zwei Pauschalen, X9952 für die Wohnung und X9953 für eine soziale Einrichtung, das Wegegeld ist darin enthalten. Beide lassen sich für eine Behandlung nicht zusammen abrechnen und je Patientin oder Patient nur einmal am Tag. Wechselt ihr zwischen Einzel- und Gruppentherapie, braucht es die Information oder das Einvernehmen der Ärztin oder des Arztes und einen Vermerk auf der Verordnung. In thevea sind die Hausbesuchsziffern und die aktuellen Pauschalen hinterlegt.
Blankoverordnung: Zeitintervalle und Ampel
Die Blankoverordnung ist in der Ergotherapie seit dem 1. April 2024 möglich – allerdings nur für die Diagnosegruppen SB1, PS3 und PS4. Innerhalb dieses Rahmens entscheidet ihr selbst über Heilmittel, Dauer und Frequenz. Die Verordnung gilt höchstens 16 Wochen. Auch die Abrechnung unterscheidet sich vom gewohnten Verfahren: Statt einzelner Behandlungseinheiten werden Zeitintervalle von jeweils 15 Minuten mit eigenen Positionsnummern abgerechnet. Für die übrigen Diagnosegruppen, darunter neurologische Erkrankungen, und für Kinder bleibt es bei der klassischen Verordnung.
Zusätzlich müsst ihr bei jeder Blankoverordnung die Ampel im Blick behalten. Für SB1 beginnt die rote Phase ab dem 177. Zeitintervall, für PS3 und PS4 ab dem 201. Auf die Intervalle in dieser Phase entfallen neun Prozent Abzug. Eine Software sollte deshalb nicht nur die Intervalle zählen, sondern frühzeitig anzeigen, wann sich eine Verordnung der roten Phase nähert – damit ihr die weitere Therapieplanung darauf abstimmen könnt. Optica Viva zeigt die Ampel und überwacht die Fristen, ohne Aufpreis. Henara zeigt die Ampelphase in den Validierungen von SMART.VO an, thevea unterstützt Blankoverordnungen ebenfalls.
Preislisten und Zuzahlung
Die Vergütungssätze für ergotherapeutische Leistungen werden vom GKV-Spitzenverband und den Berufsverbänden BED und DVE vereinbart – wenn nötig auch über die Schiedsstelle. Die Preislisten wurden in den vergangenen Jahren regelmäßig angepasst; 2025 gab es sogar zwei Preisstände in kurzem Abstand. Für Behandlungen ab dem 1. Juli 2026 gilt die aktuelle Liste, die ihr beim GKV-Spitzenverband unter den Vereinbarungen zur Ergotherapie findet. Für die Software ist das wichtig, weil bei einem Preiswechsel der tatsächliche Behandlungstag zählt: Eine Verordnung kann daher Leistungen enthalten, die nach unterschiedlichen Preisständen abzurechnen sind.
Zum 1. Januar 2027 ändert sich außerdem die gesetzliche Zuzahlung: Statt 10 Euro werden dann 15 Euro je Verordnung fällig, dazu wie bisher 10 Prozent der Kosten. So steht es im GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz vom Juli 2026. Kinder und Jugendliche unter 18 zahlen nichts zu, und wer eine Befreiungsbescheinigung der Kasse vorlegt, für den Rest des Kalenderjahres ebenfalls nicht. Eine Software mit Preislistenservice stellt Preise und Zuzahlungshöhe automatisch um. Befreiungen erfasst ihr am Patienten. Bei thevea wird jede Behandlung zum jeweils gültigen Preis abgerechnet, und die Zuzahlung berechnet thevea auf Basis der hinterlegten Preislisten. iPrax hält die Vergütungsvereinbarungen ebenfalls automatisch aktuell.
Neues Datenformat 2027 und Anschluss an die Telematikinfrastruktur
Wer selbst abrechnet, ist 2027 von einem Formatwechsel betroffen. Ab dem 1. Februar 2027 gilt die Version 22 der Technischen Anlage für den Datenaustausch, ab dem 1. Mai 2027 nehmen die Kassen nur noch Daten in diesem Format an. Das Update ist Sache des Softwareherstellers; ob und wann es kommt, fragt ihr am besten direkt beim Anbieter nach, bevor ihr euch für eine Software entscheidet.
Bis zum 1. Oktober 2027 müssen Heilmittelpraxen außerdem an die Telematikinfrastruktur angeschlossen sein. Für die elektronische Heilmittelverordnung nennt das Gesetz derzeit den 1. Januar 2027. Ein Gesetzentwurf der Bundesregierung soll den Start auf den 1. Juni 2029 verschieben (Stand Oktober 2026). Für die Abrechnung ist das vorbereitet: Die neue Technische Anlage enthält schon ein Feld für die Kennung der elektronischen Verordnung. Über thevea lässt sich der TI-Anschluss buchen, das KIM-Postfach ist inklusive; iPrax ist mit den TI-Diensten VSDM und KIM gestartet.
Was die Abrechnungsfunktion kostet
Die Kosten für die Abrechnung setzen sich je nach Programm unterschiedlich zusammen. In der Praxis begegnen euch vor allem drei Modelle, die sich teilweise kombinieren:
- Im Grundpaket enthalten: Bei den meisten Programmen in diesem Vergleich gehört die Abrechnung zum Basispreis. Bei thevea steckt die Kassenabrechnung schon im Einstiegstarif, eigene Privatrechnungen erst ab dem Tarif Basis; bei Optica Viva ist die Abrechnung in der Basislizenz enthalten.
- Selbstabrechnung als Zusatzmodul: Bei Optica Viva und iPrax ist die Direktabrechnung mit den Kassen eine kostenpflichtige Zusatzleistung, ebenso bei PraxWin und praxxo. Optica Viva und PraxWin berechnen sie je IK, die Details stehen in den Kurzvorstellungen. Je nach Programm kommen die Kosten für das ITSG-Zertifikat dazu.
- Gebühr beim Abrechnungszentrum: Wer über ein Zentrum abrechnet, zahlt dort zusätzlich zur Software, häufig einen Prozentsatz vom Rezeptwert, je nach Zentrum auch eine Monatsgebühr. Die Konditionen der Zentren sind ein eigenes Thema; für die Softwareauswahl zählt, dass ihr sie zum Softwarepreis dazurechnet.
Da Heilbehandlungen umsatzsteuerbefreit sind, können die meisten Ergotherapiepraxen die Umsatzsteuer auf ihre Softwarekosten nicht als Vorsteuer geltend machen. Für die tatsächlichen Kosten ist daher meist der Bruttopreis entscheidend. In den Kurzvorstellungen rechnen wir ausgewiesene Nettopreise deshalb in Bruttopreise um. Wenn der Anbieter keine Angabe zur Umsatzsteuer macht, übernehmen wir den veröffentlichten Betrag unverändert.
Die Anbieter im Detail
Damit ihr die Angebote leichter vergleichen könnt, haben wir die Programme nach ihrem Weg zur Kassenabrechnung geordnet. Grundlage sind Herstellerinformationen, die jeweiligen Websites und – sofern vorhanden – unsere Interviews. Die Angaben spiegeln den Stand unserer Recherche im Oktober 2026 wider. Bei den empfohlenen Programmen findet ihr außerdem unsere redaktionelle Einschätzung auf der jeweiligen Anbieterseite; bei Henara ist sie auf unserer Startseite hinterlegt.
Programme mit Wahl zwischen Selbstabrechnung und Zentrum
Henara
- Hersteller: HENARA GmbH
- Kassenabrechnung: selbst mit SMART.VO, wobei HENARA die elektronischen Abrechnungsdaten über sein DTA-Portal an die Kassen versendet und ihr die Verordnungen selbst per Post schickt, oder über das eigene HENARA Abrechnungszentrum, auch kombiniert; das Zentrum übernimmt die Daten per HENARA-QR-Code, Auszahlung 21 Werktage ab Einreichung beim Kostenträger
- Privatabrechnung: Zuzahlungs- und Privatrechnungen, Zahlungseingänge und Mahnungen in SMART.VO
- Verordnungsprüfung: Validierungen vor der Abrechnung, bei Ergo-Blankoverordnungen unter anderem zu Parallelverordnungen, Menge der Zeitintervalle, Verordnungsbeginn und -ende; die Ampelphase der Blankoverordnung zeigt SMART.VO direkt an
- Preis der Abrechnung: Lizenz- und Einrichtungsumfang werden mit der Praxis vereinbart, für die Selbstabrechnung braucht ihr eine eigene Lizenz; das Abrechnungszentrum arbeitet auf Provisionsbasis; keine veröffentlichte Preisliste
- Betrieb: Windows-Installation (Windows 11) mit lokaler Datenbank; mehrere Arbeitsplätze über die kostenpflichtige Cloud-Synchronisation, einen SQL-Server in der Praxis oder Remotedesktop; für Hausbesuche die SMARTVO.APP für iOS und Android
Für wen ist das interessant? SMART.VO passt zu Praxen, die Selbstabrechnung und Abrechnungszentrum aus einer Hand haben und zwischen beiden wechseln wollen, ohne die Software zu tauschen. Das HENARA Abrechnungszentrum lässt sich auch mit einer anderen Praxissoftware oder ganz ohne nutzen. Unsere Bewertung von Henara steht in unserem Vergleich der Ergotherapie-Software.
iPrax
- Hersteller: iPrax Systems GmbH & Co. KG, München
- Kassenabrechnung: drei Module: Cash Direct für die Selbstabrechnung (Schnittstellen zu den Datenannahmestellen und ITSG-Schlüssel stellt iPrax), Cash Flex über das Partnerzentrum rfhm GmbH mit Auszahlung nach 1 bis 30 Tagen, Cash Basic mit jedem Abrechnungszentrum
- Privatabrechnung: Rechnungen aus dem Terminplan, Zahlungserinnerungen, Mahnungen und Ausfallhonorare; eigene Privatpreise, GebüH auf Wunsch
- Verordnungsprüfung: Vorauswahl der zulässigen Heilmittel nach Diagnosegruppe, Warnung vor Unterbrechungsfristen, VO-Check vor dem Druck; die Vergütungsvereinbarungen hält iPrax automatisch aktuell
- Preis der Abrechnung: Abrechnungssoftware in der Lizenz enthalten, ab 831,81 € einmalig und 58,31 € im Monat (699 € und 49 € netto); Cash Direct und Cash Flex sind Zusatzleistungen ohne veröffentlichten Preis; 24 Monate Laufzeit
- Betrieb: Installations-Software für iPad, Mac und iPhone, auch offline nutzbar; die volle Abrechnung läuft auf iPad und Mac
Für wen ist das interessant? iPrax passt zu Praxen, die mit Apple-Geräten arbeiten und sich beim Abrechnungsweg nicht festlegen wollen: Selbstabrechnung, Partnerzentrum und freie Zentrumswahl sind drei Module derselben Software. Mehr dazu in unserer Bewertung von iPrax.
Optica Viva
- Hersteller: PRAXINO GmbH, Tochtergesellschaft des Optica Abrechnungszentrums Dr. Güldener GmbH
- Kassenabrechnung: Direktabrechnung über die Zusatzsoftware Optica Viva Tools (überträgt per Dakota, nur Windows 10 und 11) oder Abrechnung über Optica; weitere Zentren sind digital angebunden
- Privatabrechnung: Zuzahlungen, Privatrezepte, Kostenvoranschläge und zwei Mahnstufen; Tarifvorlagen für BG und GebüH
- Verordnungsprüfung: Rezeptprüfung vor der Abrechnung nach Heilmittel-Richtlinie und Tarifänderungen; für Blankoverordnungen Ampel und Fristüberwachung
- Preis der Abrechnung: Abrechnung in der Basislizenz enthalten, 45,22 € im Monat je Lizenz (38 € netto), monatlich kündbar; Direktabrechnung als Zusatzleistung 41,65 € im Monat für das erste IK je Filiale (35 € netto), 17,85 € für jedes weitere IK derselben Filiale (15 € netto); Einrichtung einmalig 178,50 € für die erste Filiale (150 € netto), 77,35 € für jede weitere (65 € netto); dazu das ITSG-Zertifikat
- Betrieb: browserbasierte Cloud mit Servern in Deutschland, Optica Viva Tools lokal für Direktabrechnung und Geräte
Für wen ist das interessant? Optica Viva passt zu Praxen, die über Optica abrechnen oder sich die Direktabrechnung offenhalten wollen, und zu Praxen mit vielen Blankoverordnungen, weil Ampel und Fristen direkt in der Software stehen. Für die Direktabrechnung braucht ihr einen Windows-Rechner. Mehr dazu in unserer Bewertung von Optica Viva.
AMPAREX
- Hersteller: EVEX Deutschland GmbH
- Kassenabrechnung: direkt nach § 302 SGB V oder über ein externes Abrechnungszentrum nach freier Wahl
- Privatabrechnung: keine Angabe
- Verordnungsprüfung: Validierung der Rezepte schon bei der Eingabe, Taxierung mit aktuellen Vergütungslisten
- Preis der Abrechnung: in der Monatsgebühr enthalten, die alle Module abdeckt; keine veröffentlichte Preisliste; monatlich kündbar
- Betrieb: Cloud mit Hosting in Stuttgart, Programm unter Windows und macOS
Gut zu wissen: Bis 2025 hieß der Hersteller Amparex, seitdem firmiert er als EVEX Deutschland GmbH. Mehr zu AMPAREX bei uns im Vergleich.
MD Therapie
- Hersteller: MEDIFOX DAN GmbH
- Kassenabrechnung: selbst, die Dakota-Schnittstelle ist enthalten, oder über den eigenen Abrechnungsservice MD Finance (Abwicklung über die BFS Abrechnungs GmbH) oder einen Dienstleister nach Wahl
- Privatabrechnung: keine Angabe
- Verordnungsprüfung: Prüfung vor dem Versand auf fehlende Unterschriften, Abstände und Unterbrechungsfristen
- Preis der Abrechnung: Selbstabrechnung und Anbindung aller Abrechnungszentren im kleinsten Paket Basis, der Paketpreis ist für jeden Weg gleich; keine veröffentlichte Preisliste; 24 Monate Laufzeit
- Betrieb: Cloud, Hosting in Deutschland
Gut zu wissen: Wer über MD Finance abrechnet, erstellt die Abrechnung in MD Therapie und schickt die Belege per Post; die Taxierung übernimmt MD Finance. Mehr zu MD Therapie bei uns im Vergleich.
PraxWin
- Hersteller: navato GmbH
- Kassenabrechnung: in allen Paketen über einen Abrechnungsdienstleister nach Wahl; Direktabrechnung mit den Kassen als Zusatzmodul
- Privatabrechnung: Privatrechnungen und Selbstzahlerleistungen
- Verordnungsprüfung: Prüfung nach Heilmittel-Richtlinie, Heilmittelkatalog und Indikationsschlüssel, Plausibilitätsprüfungen
- Preis der Abrechnung: Abrechnung über ein Zentrum im Paket BASIS ab 49,99 € im Monat (zwei Therapeuten, ein IK); Direktabrechnung 16,99 € im Monat je IK; Bruttopreise, 24 Monate Laufzeit
- Betrieb: lokal installiert oder als Cloud-Version
Gut zu wissen: Das Paket BASIS ist auf zwei Therapeuten und ein IK ausgelegt; weitere Standorte kosten bei der Direktabrechnung jeweils das Modul je IK. Mehr zu PraxWin bei uns im Vergleich.
praxxo
- Hersteller: ukado Technologie+Software GmbH
- Kassenabrechnung: über eine Abrechnungsstelle mit den Modulen BASIC und PLUS oder selbst mit den Zusatzmodulen DTA und dakota.le
- Privatabrechnung: Quittungen und Rechnungen für Zuzahlung, Selbstzahler- und Privatbehandlungen im Modul PLUS
- Verordnungsprüfung: Behandlungsfrequenz und Wochenabstand, Blankoverordnungen mit Ampelanzeige für die Zeitintervalle
- Preis der Abrechnung: Kaufmodule: abrechnungsbereit über ein Zentrum ab 533,12 € einmalig (448 € netto); für die Selbstabrechnung zusammen 828,24 € (696 € netto) plus Pflegevertrag ab 34,51 € im Monat (29 € netto, Laufzeit: keine Angabe) und ITSG-Zertifikat
- Betrieb: lokal, nur Windows
Gut zu wissen: Abrechnen könnt ihr ab dem Modul PLUS; das Basismodul ist die Grundlage dafür. Mehr zu praxxo bei uns im Vergleich.
THEORG
- Hersteller: SOVDWAER GmbH
- Kassenabrechnung: direkt nach § 302 SGB V (nur zusammen mit einer Verschlüsselungssoftware) oder über eine Abrechnungsstelle; THEORG bereitet die Rezepte dann vor und taxiert sie
- Privatabrechnung: Abrechnung von Privatrezepten
- Verordnungsprüfung: Heilmittelprüfung schon beim Erfassen, Abrechnungs-Check filtert Rezepte mit Abrechnungshindernissen heraus
- Preis der Abrechnung: keine veröffentlichte Preisliste; Bauform: keine Angabe
- Betrieb: lokal, optional als Cloud-Service über die verbundene IDT GmbH
Gut zu wissen: THEORG richtet sich an Physiotherapie, Ergotherapie und Logopädie und taxiert die Rezepte je Fachbereich nach dessen Vorgaben. Mehr zu THEORG bei uns im Vergleich.
Programme mit angebundenem Abrechnungszentrum
thevea
- Hersteller: thevea GmbH, Essen, ein Unternehmen der opta data Gruppe
- Kassenabrechnung: Abrechnungsdaten gehen digital an opta data oder die AS AG, die Papierrezepte gesammelt an eine zentrale Adresse; dafür schließt ihr einen eigenen Vertrag mit einem der beiden Zentren oder bucht den Abrechnungsservice über thevea
- Privatabrechnung: ab Tarif Basis Privat-, Selbstzahler-, Zuzahlungs- und Ausfallrechnungen mit eigenen Privatpreisen, Stornos und Mahnungen in der Patientenakte; Mailversand passwortgeschützt
- Verordnungsprüfung: Foto-Erfassung der Verordnung mit Prüfung gegen Heilmittel-Richtlinie und Heilmittelkatalog, Hausbesuchsziffern hinterlegt, Unterstützung bei Blankoverordnungen
- Preis der Abrechnung: Kassenabrechnung über das angebundene Zentrum ab Tarif Starter, 47,48 € im Monat (39,90 € netto); eigene Privatrechnungen ab Tarif Basis, 83,18 € (69,90 € netto); 12 Monate Laufzeit, ein Benutzerzugang inklusive, jeder weitere 11,78 € (9,90 € netto); dazu die Gebühren des Zentrums oder des kostenpflichtigen Abrechnungsservices über thevea
- Betrieb: webbasiert im Browser, App mit Scan-Funktion
Für wen ist das interessant? thevea passt zu Praxen, die über opta data oder die AS AG abrechnen oder dorthin wechseln wollen und die Verordnung schon beim Erfassen geprüft haben möchten. Wer selbst mit den Kassen abrechnen will, findet die passenden Programme im Abschnitt Selbstabrechnung. Mehr dazu in unserer Bewertung von thevea.
DMRZ Therapeutensoftware
- Hersteller: Deutsches Medizinrechenzentrum GmbH
- Kassenabrechnung: mit allen Kassen über die Plattform des DMRZ, ohne eigene ITSG-Registrierung; die Software übernimmt den Datenversand, Sammelrechnungen mit den Verordnungen verschickt die Praxis per Einwurfeinschreiben
- Privatabrechnung: Erfassung von BG- und Privatverordnungen
- Verordnungsprüfung: VO-Check und Fotoscan in allen Tarifen, Warnung vor Fehlern und Absetzungen
- Preis der Abrechnung: eigenes Paket aus Software und Abrechnung: Basic 29,74 € im Monat (24,99 € netto) mit VO-Check und Fotoscan, inklusive 2.000 € Abrechnungsvolumen im Monat, darüber 1,2 Prozent des zusätzlichen Volumens; Terminkalender und Therapeutensoftware ab Advanced, 47,59 € im Monat (39,99 € netto, 5.000 € Volumen, darüber 0,9 Prozent); dazu braucht jeder Tarif ein Servicepaket, ab 4,75 € im Monat (3,99 € netto); 12 Monate Laufzeit
- Betrieb: Cloud
Gut zu wissen: DMRZ steht in dieser Gruppe, weil ihr gemeinsam mit dem Deutschen Medizinrechenzentrum abrechnet und wie bei einem Dienstleister nach Volumen bezahlt. Mehr zu DMRZ bei uns im Vergleich.
NOVENTI Ora
- Hersteller: NOVENTI HealthCare GmbH
- Kassenabrechnung: digital an NOVENTI, die Papierrezepte gehen gesammelt dorthin; zu anderen Wegen: keine Angabe
- Privatabrechnung: Privatrechnungen
- Verordnungsprüfung: Scan per 2D-Barcode, automatische Prüfung auf Vollständigkeit und Korrektheit, Blankoverordnung; optional der kostenpflichtige RezeptCheck von NOVENTI
- Preis der Abrechnung: Software im Basispaket 71,28 € im Monat und 593,81 € einmalig (59,90 € und 499 € netto), 24 Monate Laufzeit; dazu die Gebühren für die Abrechnung bei NOVENTI
- Betrieb: browserbasiert auf Android, iOS, Windows und Mac
Gut zu wissen: Wer schon bei NOVENTI abrechnet, bekommt Software und Abrechnung aus demselben Haus. Mehr zu NOVENTI Ora bei uns im Vergleich.
Patientify
- Hersteller: 0x0 Marketing GmbH
- Kassenabrechnung: Heilmitteldaten nach § 302 SGB V als PADnext-Export an Abrechnungszentren, für PAS Dr. Hammerl direkt per Schnittstelle
- Privatabrechnung: Privatrechnungen nach dem Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker mit ergotherapeutischen Positionen
- Verordnungsprüfung: Plausibilitätsprüfung der Verordnung (Muster 13)
- Preis der Abrechnung: Tarife ab 46,41 € im Monat (39 € netto); zum Tarif, der die Heilmittelabrechnung enthält: keine Angabe; Laufzeit: keine Angabe
- Betrieb: Browser, Hosting in Deutschland
Gut zu wissen: Für PAS Dr. Hammerl gibt es zusätzlich eine direkte Schnittstelle, die Daten gehen dann ohne Dateiexport ins Zentrum. Mehr zu Patientify bei uns im Vergleich.
synaptos
- Hersteller: Synaptos GmbH
- Kassenabrechnung: über den Abrechnungspartner RZH Rechenzentrum für Heilberufe: Daten per Schnittstelle, Rezepte per Post, eigener Vertrag mit dem RZH
- Privatabrechnung: Rechnungen für Selbstzahler und Privatversicherte
- Verordnungsprüfung: keine Angabe
- Preis der Abrechnung: Kassenabrechnung über das RZH im kleinsten Paket Starter, 46,41 € im Monat bei monatlicher Zahlung (39 € netto), 44,03 € im Jahresabo (37 € netto); die Gebühren des RZH regelt der eigene Vertrag
- Betrieb: Cloud, Server in Wien
Gut zu wissen: Den Abrechnungsvertrag schließt ihr direkt mit dem RZH, nicht mit synaptos. Offene Leistungen schlägt synaptos automatisch zur Abrechnung vor. Mehr zu synaptos bei uns im Vergleich.
Programme für die Selbstabrechnung
adad95
- Hersteller: Ridler Datentechnik, Rosenheim
- Kassenabrechnung: Kassenabrechnung nach § 302 SGB V, vollständig im Programm enthalten
- Privatabrechnung: Privatrechnungen, Kostenträger- und Rehasportabrechnung
- Verordnungsprüfung: keine Angabe
- Preis der Abrechnung: Kauf für Existenzgründer und Umsteiger ab 464,10 € einmalig (390 € netto) plus Servicevertrag über mindestens 24 Monate, 30,94 € im Monat (26 € netto), ab dem 13. Monat 61,88 € (52 € netto); Abrechnung ohne Zusatzmodule
- Betrieb: lokal in der Praxis
Gut zu wissen: adad95 ist ein Kaufprogramm; der Servicevertrag ist verpflichtend. Mehr zu adad95 bei uns im Vergleich.
Qikbee
- Hersteller: Lemongrass-Software GmbH
- Kassenabrechnung: Direktabrechnung mit den Kostenträgern
- Privatabrechnung: Abrechnung von Privatleistungen
- Verordnungsprüfung: keine Angabe
- Preis der Abrechnung: 41,65 € im Monat (35 € netto) mit allen Kernfunktionen; App 3,57 € (3 € netto) und Online-Terminbuchung 5,95 € (5 € netto) als Zusatzmodule, Zusatzlizenz 8,33 € (7 € netto); Laufzeit: keine Angabe
- Betrieb: Desktop-Programm, App als Erweiterung
Gut zu wissen: Patienten- und Verordnungsdaten erfasst ihr per Versicherungskarte oder Barcode, die Heilmittelpreise aktualisiert Qikbee automatisch. Mehr zu Qikbee bei uns im Vergleich.
Thera-Pi
- Hersteller: Open-Source-Projekt (AGPL-Lizenz)
- Kassenabrechnung: direkte Abrechnung mit den Kassen; eine Anleitung zum Zertifikat für die Selbstabrechnung liefert das Projekt mit
- Privatabrechnung: Privatrechnungen, Eigenanteile und Ausfallrechnungen
- Verordnungsprüfung: keine Angabe
- Preis der Abrechnung: kostenlos
- Betrieb: Desktop-Programm; die App PI-Mobil kostet 147,90 € je Gerät für zwölf Monate (Endpreis)
Gut zu wissen: Die Verordnungen werden nach Heilmittel-Richtlinie angelegt, ein Preislistenserver hält die Abrechnungspreise aktuell. Support und Schulung kommen nicht vom Projekt selbst, sondern von externen Dienstleistern auf Angebot. Das letzte Update stammt vom 26. Februar 2026. Mehr zu Thera-Pi bei uns im Vergleich.
tinana
- Hersteller: tinana GmbH
- Kassenabrechnung: Selbstabrechnung nach § 302 SGB V, die Datensätze gehen verschlüsselt und signiert an die Datenannahmestellen
- Privatabrechnung: Privatrechnungen und Selbstzahler mit individuellen Preisen
- Verordnungsprüfung: automatische Prüfung von Diagnosegruppe, Heilmittel, Menge und Frequenz
- Preis der Abrechnung: in allen Paketen enthalten, 79,90 € im Monat (Bruttopreis), weiterer Mitarbeiter 9,90 €, weiterer Standort 59,90 €; monatlich kündbar
- Betrieb: Cloud
Gut zu wissen: Hausbesuchspauschale und Wegegeld gibt tinana bei der Abrechnung korrekt mit. Mehr zu tinana bei uns im Vergleich.
VivoInform
- Hersteller: bee-i GmbH
- Kassenabrechnung: Direktabrechnung nach § 302 SGB V
- Privatabrechnung: Privatverordnungen und Privatrechnungen
- Verordnungsprüfung: Verordnungsprüfung auf Heilmittelkatalog, Zuzahlung und Abrechnung
- Preis der Abrechnung: in der Standard-Edition enthalten, gestaffelt nach Zahl der Mitarbeiter; keine veröffentlichte Preisliste
- Betrieb: Windows-Installation mit eigenem Microsoft-SQL-Server, im Haus oder bei einem externen Hoster; Systemvoraussetzung: Windows 7 bis 10
Gut zu wissen: VivoInform rechnet neben § 302 auch nach § 301 mit der Deutschen Rentenversicherung ab. Mehr zu VivoInform bei uns im Vergleich.
Programme für Privat- und Selbstzahler
appointmed
- Hersteller: appointmed GmbH
- Kassenabrechnung: nicht vorgesehen; appointmed ist ausschließlich auf Privatpatienten und Selbstzahler ausgelegt
- Privatabrechnung: Einzel- und Sammelrechnungen per Klick, Versand per E-Mail, offene und bezahlte Rechnungen im Blick, Zahlungserinnerungen, Export im PAD-Format
- Verordnungsprüfung: Verordnungen liegen als Datei oder Foto in der Patientenakte
- Preis der Abrechnung: im Paket enthalten, ab 53,55 € im Monat für einen Benutzer (45 € netto, Paket MINI), 12 Monate Laufzeit
- Betrieb: browserbasiert ohne Installation, auf PC, Mac, Tablet und Smartphone
Für wen ist das interessant? appointmed passt zu Praxen mit Privat- und Selbstzahlerschwerpunkt, die Termine, Dokumentation und Rechnungen in einer Cloud-Software zusammenführen wollen. Mehr dazu in unserer Bewertung von appointmed und auf unserer Gutscheinseite.
PraxiPro
- Hersteller: PraxiPro, Berlin (Einzelunternehmen)
- Kassenabrechnung: PraxiPro konzentriert sich auf die Privatabrechnung für Privatpatienten, Selbstzahler, Beihilfe und Kostenerstattung
- Privatabrechnung: E-Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Standard für Privatpatienten und Selbstzahler
- Verordnungsprüfung: keine Angabe
- Preis der Abrechnung: im Paket enthalten, ab 10 € je Behandler im Monat (Preisliste ohne Angabe zur Umsatzsteuer), monatlich kündbar
- Betrieb: Cloud
Mehr zu PraxiPro bei uns im Vergleich.
Weitere Programme
Ein vollständiges, öffentliches Verzeichnis aller Abrechnungsprogramme für die Ergotherapie gibt es nicht. Bei der Recherche sind uns deshalb weitere Angebote begegnet, die wir hier nicht im selben Umfang prüfen konnten. Dazu gehört buchnerFLOW von Buchner & Partner, das sowohl Selbstabrechnung als auch die Abrechnung über ein Zentrum anbietet.
Häufige Fragen zur Abrechnung in der Ergotherapie
Brauche ich als Ergotherapeutin oder Ergotherapeut ein Abrechnungszentrum?
Nein. Mit einer Software, die die Selbstabrechnung unterstützt, könnt ihr direkt mit den Krankenkassen abrechnen. Dafür benötigt ihr ein IK und normalerweise ein ITSG-Zertifikat; manche Anbieter stellen die nötigen technischen Voraussetzungen bereit. Ein Abrechnungszentrum kann sich lohnen, wenn ihr Versand, Rückfragen und Korrekturen auslagern möchtet oder mit dem Dienstleister eine frühere Auszahlung vereinbaren könnt. Welche Programme welchen Weg können, steht im Abschnitt Drei Abrechnungswege.
Kann ich die Software wechseln und beim Abrechnungszentrum bleiben?
Ja, sofern die neue Software mit eurem bisherigen Zentrum zusammenarbeitet. Dabei lohnt es sich, nicht nur auf die grundsätzliche Kompatibilität zu achten, sondern auch auf den konkreten Übertragungsweg. Manche Zentren arbeiten mit mehreren Programmen: Das HENARA Abrechnungszentrum etwa lässt sich auch mit einer anderen Praxissoftware oder ganz ohne nutzen. Umgekehrt arbeiten manche Programme mit dem Zentrum eurer Wahl, etwa iPrax mit dem Modul Cash Basic. Welche Software mit welchen Zentren zusammenarbeitet, steht im Abschnitt Abrechnung über ein Abrechnungszentrum.
Fazit
Legt zuerst den Abrechnungsweg fest – und wählt danach die passende Software. Wenn ihr mit eurem bisherigen Zentrum zufrieden seid, sollte die neue Lösung genau dieses Zentrum möglichst direkt anbinden. Wollt ihr die Gebühren eines Dienstleisters vermeiden und könnt den zusätzlichen Aufwand selbst stemmen, kommt eine Software mit Selbstabrechnung infrage. Prüft dabei, ob diese Funktion bereits im Grundpreis steckt oder extra kostet. Möchtet ihr euch die Entscheidung offenhalten, ist ein Programm sinnvoll, das beide Wege unterstützt. Für eine reine Privatpraxis wiederum sollte die Kassenabrechnung kein unnötiger Kostenpunkt sein.
Achtet bei jeder Demo zuerst auf die Verordnungsprüfung: Fristen, Unterbrechungen, Hausbesuch und bei Blankoverordnungen die Ampel.
Welche Programme zu den übrigen Anforderungen eurer Praxis passen, grenzt unser Schnell-Check in wenigen Schritten ein. Funktionen und Preise der Programme findet ihr in unserem Vergleich der Praxissoftware für Ergotherapie.