thevea als Ergotherapie Software? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit thevea

Wir haben die thevea GmbH über ihre Praxissoftware für Ergotherapie ausgefragt.

Die Antworten der thevea GmbH sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Ergotherapie Software in 3 Sätzen.

thevea wurde gemeinsam mit Ergotherapie-Verbänden entwickelt und ist bereits in mehr als 10.000 Heilmittelpraxen im Einsatz. Praxisverwaltung, GKV- und Privatabrechnung sowie der TI-Anschluss greifen dabei in einem einzigen System ineinander. thevea ist ohne Installation sofort startklar und läuft auf allen Geräten und Betriebssystemen – egal ob in der Praxis, beim Hausbesuch oder zu Hause.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Viele Praxen entscheiden sich für thevea, weil die Software im Alltag besonders einfach funktioniert. Entwickelt wurde sie von Therapeuten für Therapeuten – die Nutzerinnen und Nutzer haben ein Mitspracherecht und bringen ihre Wünsche direkt in die Weiterentwicklung ein.

Besonders häufig heben Praxen den Support hervor. Statt einer allgemeinen Hotline sprechen sie bei thevea mit Menschen aus der Therapiepraxis, die als Therapeutinnen, Praxismanagerinnen, Gesundheitskaufleute oder in der Abrechnung gearbeitet haben und die typischen Abläufe und Herausforderungen aus eigener Erfahrung kennen.

Dadurch bietet thevea Unterstützung auf Augenhöhe mit Reaktionszeiten, die im Live-Chat in der Regel bei wenigen Minuten liegen.

Auch beim Einstieg bleibt thevea unkompliziert: Die Software kann 14 Tage kostenlos und ohne Zahlungsdaten getestet werden. Dazu kommt ein transparentes Preismodell mit einem Basistarif für 69,90 € netto monatlich – unabhängig von Praxisumsatz und Anzahl der genutzten Geräte – sowie einer erweiterten Plus-Version für Praxen mit zusätzlichem Funktionsbedarf.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Ein Kunde hat thevea einmal als „Praxissoftware ohne Schnickschnack“ beschrieben – und das trifft es eigentlich ganz gut. Das bedeutet auf der anderen Seite aber auch: Wer sehr viele Spezialfunktionen, komplexe Individualisierungen oder zahlreiche Schnittstellen zu externen Systemen sucht, findet möglicherweise andere Lösungen passender.

Für die vollständige Nutzung von thevea wird außerdem eine Internetverbindung benötigt. Der Kalender bleibt zwar auch offline einsehbar, grundsätzlich ist die Software aber auf eine stabile Online-Verbindung ausgelegt.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Die Nutzung von thevea erfolgt vollständig browserbasiert – unabhängig vom Betriebssystem oder Gerät. Ein Internetbrowser reicht aus, um von überall auf die Software zuzugreifen.

Für Smartphone und Tablet gibt es zusätzlich kostenlose thevea Apps für Android und iOS. Auf dem PC kann thevea auch direkt über den Desktop geöffnet werden – ähnlich wie ein lokal installiertes Programm, aber ohne klassische Installation.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, thevea kann mobil auf allen Endgeräten genutzt werden. Für Android und iOS stehen eigene Apps zur Verfügung, auf anderen Geräten kann thevea einfach browserbasiert genutzt werden. Auch unterwegs stehen alle Funktionen zur Verfügung, sodass jederzeit auf Termine, Patientendaten, Verordnungen oder die Dokumentation zugegriffen werden kann.

Gerade Smartphone und Tablet können die Dokumentation im Alltag erleichtern, zum Beispiel per Spracheingabe direkt nach einem Hausbesuch.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Mit thevea können beliebig viele Nutzerinnen und Nutzer gleichzeitig auf beliebig vielen Geräten arbeiten. Alle Daten bleiben dabei automatisch aktuell, sodass Termine, Dokumentationen oder Verordnungen synchron verfügbar sind.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Für die Nutzung von thevea reicht ein Internetbrowser aus. Unterstützt werden unter anderem Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari und Microsoft Edge.

Die mobilen Apps funktionieren auf Android-Geräten ab Version 5.0 sowie auf Apple-Geräten ab iOS 13.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Einen vollständigen Offline-Modus gibt es nicht – der Terminkalender bleibt jedoch offline einsehbar, sodass der Tagesplan jederzeit im Blick bleibt. Sollte das WLAN in der Praxis ausfallen, kann thevea über mobile Daten auf Smartphone oder Tablet weiter genutzt werden.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

thevea wird laufend weiterentwickelt. Neue Funktionen, Optimierungen und Preislistenänderungen der gesetzlichen Krankenkassen werden automatisch im Hintergrund übernommen. Die Praxis muss dafür keine Updates installieren oder manuell etwas anpassen.

Nutzerinnen und Nutzer können eigene Verbesserungsvorschläge und Wünsche direkt einreichen. Andere Praxen stimmen anschließend darüber ab, welche Funktionen oder Optimierungen ihnen im Alltag am wichtigsten sind. So orientiert sich die Weiterentwicklung von thevea direkt am tatsächlichen Bedarf der Praxen.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Da thevea vollständig webbasiert funktioniert, müssen sich Praxen nicht selbst um Backups oder Datensicherungen kümmern.

Geht in der Praxis einmal ein Gerät kaputt oder wird ersetzt, kann über ein anderes Gerät weitergearbeitet werden – egal ob PC, Laptop oder Tablet. Aufwendige Datenübertragungen oder das manuelle Einspielen von Backups entfallen dadurch komplett.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Die Praxisdaten werden in einem ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum der opta data Finance GmbH in Essen gespeichert und automatisch gesichert. Datenschutz, Datensicherheit und Backups werden zentral durch thevea als Anbieter übernommen.

Praxen müssen sich dadurch nicht selbst um lokale Datensicherungen, Server oder ähnliche IT-Themen kümmern. Praxis- und Patientendaten bleiben geschützt und gleichzeitig jederzeit flexibel abrufbar.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

thevea konzentriert sich bewusst auf wenige, aber besonders praxisrelevante Schnittstellen. Dazu gehört die Anbindung an SumUp für Kartenzahlungen sowie die direkt integrierte Videotherapie.

Viele Daten lassen sich außerdem mit einem Klick exportieren, zum Beispiel das Kassenbuch.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Ergotherapie-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Terminplanung?

Der Kalender sorgt für einen schnellen Überblick über Termine, Ausfälle und freie Lücken – auch bei mehreren Mitarbeitenden oder vollen Wochenplänen. Farben, Zeitraster und Ansichten lassen sich individuell anpassen, sowohl je Praxis als auch je Mitarbeiterin oder Mitarbeiter. Gleichzeitig können beliebig viele Mitarbeitende im Kalender angelegt werden. Der Kalender bleibt außerdem offline einsehbar und ist von überall aus erreichbar.

Auch Serientermine, zum Beispiel für komplette Verordnungen oder Dauerpatienten, lassen sich schnell anlegen. Termine für Neupatienten können direkt geplant und später automatisch mit der fotografierten Verordnung verknüpft werden.

Freie Lücken findet thevea automatisch, sodass sie nicht manuell gesucht werden müssen. Patienten können kostenlos per Mail oder SMS an Termine erinnert werden. Auch Terminabsagen lassen sich direkt aus dem Kalender versenden, zum Beispiel bei einem kurzfristigen Ausfall.

Eine Online-Terminbuchung ist im Tarif thevea Plus integriert. Welche Termine die Patientinnen und Patienten selbst buchen können, kann die Praxis einstellen.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Stammdatenverwaltung & Patientenakte?

Bei GKV-Patienten wird die Verordnung einfach mit dem Smartphone fotografiert und automatisch digital erfasst. Dadurch wird direkt eine Patientenakte angelegt, ohne dass Stammdaten oder Verordnungen zusätzlich manuell eingetragen werden müssen.

Egal ob GKV-, Privat- oder Selbstzahlerpatienten: Die Patientenakte bündelt alle wichtigen Informationen an einem Ort. Termine, Verordnungen, Rechnungen, Dokumentationen, individuelle Bemerkungen, Befunde, Bilder sowie bereits versendete SMS und Mails bleiben jederzeit abrufbar.

Viele Abläufe lassen sich direkt aus der Patientenakte heraus erledigen, die für das ganze Team zugänglich ist. Hierzu gehören zum Beispiel Terminbestätigungen für Kostenträger, Selbstzahlerrechnungen, Therapieberichte oder Anamnesen mit eigenen Vorlagen. Textbausteine und bestehende Dokumentationen können dabei direkt weiterverwendet werden.

Alle Informationen synchronisieren sich systemweit. Doppelte Eingaben oder parallele Pflege in mehreren Bereichen entfallen dadurch.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?

Die Dokumentation kann direkt aus dem Kalender oder aus der Patientenakte heraus erfolgen. Mit vorgefertigten oder eigenen Textbausteinen lassen sich Einträge schnell und einheitlich erstellen.

Gerade auf Smartphone und Tablet erleichtert die Spracheingabe die Dokumentation im Alltag, zum Beispiel direkt nach einem Hausbesuch oder einer Behandlung. Zusätzlich können Bilder, Befunde und weitere Dateien ohne Mengenbegrenzung hinterlegt werden.

Auch individuelle Inhalte wie Therapiepläne lassen sich als zusätzlicher Bestandteil in eigene Anamnesevorlagen integrieren.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Verwaltung von Verordnungen & Rezepten?

Verordnungen und Rezepte werden direkt in thevea verwaltet. Das gilt für GKV-Patientinnen genauso wie für Privatpatientinnen und Privatpatienten sowie Selbstzahlerinnen und Selbstzahler. Patienten-, Arzt- und Verordnungsdaten liegen zentral im System vor und können direkt für Terminplanung, Dokumentation und Abrechnung weiterverwendet werden. Auch Ausfallrechnungen oder der Rechnungsversand per Mail lassen sich direkt in thevea erledigen.

Besonders einfach ist die Erfassung von GKV-Verordnungen: Die Verordnung wird mit dem Smartphone über die thevea ScanApp fotografiert und automatisch digital erfasst. Die Daten werden direkt erkannt, geprüft und sofort mit thevea synchronisiert. Auf dem Smartphone selbst wird dabei nichts gespeichert.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Patientenkommunikation?

thevea erinnert Patientinnen und Patienten kostenlos per Mail oder SMS an Termine. Auch Terminabsagen lassen sich verschicken, zum Beispiel bei kurzfristigen Ausfällen oder Änderungen im Terminplan.

Terminzettel erstellt thevea mit einem Klick. Auch Rechnungen lassen sich direkt aus thevea versenden.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Integration in die Telematik-Infrastruktur?

Die TI-Funktionen sind direkt in thevea integriert. Praxen benötigen dadurch keine zusätzlichen Programme oder externe Tools, sondern können die Funktionen direkt innerhalb der Software nutzen.

Der gesamte TI-Anschluss wird begleitet – von der Beratung über Bestellung und Einrichtung bis hin zur Refinanzierung. Dafür gibt es ein tausendfach erprobtes Vorgehen mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Praxen können ihren Anschluss selbst freischalten und erhalten bei Bedarf persönliche Unterstützung.

Über KIM lassen sich Dokumente wie Therapieberichte direkt an Arztpraxen senden. Auch bei notwendigen Verordnungskorrekturen bietet die TI einen direkteren Kommunikationsweg als Fax, Brief oder Telefon. Korrekturanliegen und korrigierte Verordnungen können über KIM ausgetauscht werden.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software telemedizinische Anwendungen?

Videotherapie ist direkt in thevea integriert, sodass kein zusätzliches Programm benötigt wird. Videotermine lassen sich direkt im Kalender anlegen oder bestehende Termine auf Videotherapie umstellen, zum Beispiel wenn ein Patient kurzfristig nicht vor Ort erscheinen kann oder auch im Urlaub nicht auf Therapie verzichten möchte.

Der Videolink wird automatisch erstellt und datenschutzkonform an Patientinnen und Patienten versendet. Die Videotherapie startet anschließend direkt aus dem Kalender heraus – ohne Wechsel zwischen verschiedenen Programmen oder Systemen. So lassen sich kurzfristige Terminlücken und mögliche Ausfälle oft vermeiden.

Digitale Unterschriften sind bereits in Entwicklung.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung?

Die GKV-Abrechnung läuft direkt über thevea. Die Abrechnungsdaten werden digital aus thevea übermittelt, anschließend müssen nur noch die Originale der Verordnungen gesammelt eingesendet werden.

Bereits angebunden sind die Abrechnungszentren der opta data und der AS AG. Alternativ kann über thevea auch ein Abrechnungsservice in Anspruch genommen werden.

Rechnungen für Privatpatientinnen und Privatpatienten können Praxen direkt in thevea erstellen – mit Honorar- und Behandlungsvereinbarungen, individuellem Praxislogo, QR-Code für schnellere und zuverlässigere Zahlungen oder eigenen Texten. Rechnungen lassen sich passwortgeschützt direkt per Mail versenden.

Wer möchte, kann die Privatabrechnung inklusive Zahlungserinnerungen und Mahnungen auch über den Abrechnungsservice abwickeln lassen und sich dadurch stärker auf die Behandlung statt auf Verwaltungsaufgaben konzentrieren.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software Praxen mit mehreren Standorten?

thevea unterstützt auch Praxen mit mehreren Standorten. Es können mehrere IKs angelegt werden, sodass standortübergreifend mit gemeinsamen Patienten- und Termindaten gearbeitet werden kann.

Gleichzeitig lassen sich Abrechnung, Kalenderansichten und weitere Einstellungen je nach Standort individuell steuern.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Praxis-Marketing?

Direkt in thevea sehen Praxen, von welchen Ärzten wie viele Patientinnen und Patienten kommen. Dadurch lässt sich einschätzen, wo es sich lohnt, den Kontakt und die Sichtbarkeit der eigenen Praxis weiter auszubauen.

Kundinnen und Kunden von thevea erhalten außerdem Zugang zu den Marketing- und Kommunikationslösungen der opta data Gruppe.

Besonders nachgefragt wird davon die KI-gestützte Telefonie speziell für die Gesundheitsbranche. Sie entlastet das Praxisteam im Alltag und verbessert gleichzeitig den Patientenservice.

Außerdem möglich: Werbebildschirme für den Wartebereich. Dort lassen sich eigene Leistungen, Kurse oder Selbstzahlerangebote präsentieren.

Zusätzlich gibt es ein Komplettpaket für Patientenbefragungen und Google-Bewertungen. Über ein kleines Terminal in der Praxis können Patienten direkt Feedback geben. Bei positiver Bewertung werden sie direkt zu einer Google-Bewertung weitergeleitet.

Unabhängig davon steht ein Baukasten für die eigene Praxiswebsite zur Verfügung.

23. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Ergotherapie-spezifischen Funktionen?

Für viele Ergotherapeutinnen und Ergotherapeuten besonders interessant sind die Videotherapie, der Verordnungsbericht, die individuellen Anamnesevorlagen sowie viele fachbezogene Inhalte in der thevea Praxiswissen-Datenbank. Außerdem unterstützt thevea bei Blankoverordnungen.

thevea kooperiert mit DVE und BED. Mitglieder dieser Verbände erhalten 10 % Preisvorteil auf thevea.

24. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?

Abwesenheiten wie Urlaub oder Fortbildungen lassen sich im System hinterlegen. Zusätzlich stehen verschiedene Auswertungen und Statistiken zur Verfügung, darunter Umsatzprognosen und Verordnerstatistiken. So sehen Praxen zum Beispiel, von welchen Ärztinnen und Ärzten wie viele Patientinnen und Patienten kommen.

Auch das Kassenbuch lässt sich direkt in thevea führen und bei Bedarf exportieren, z.B. für Buchhaltung oder Steuerberater.

Für Mitarbeitende können eigene Accounts angelegt werden, wenn der Zugriff auf sensible Themen wie Statistiken oder Abrechnung individuell gesteuert werden soll.

Eine Arbeitszeiterfassung ist bereits in Entwicklung.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

25. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.

Bei thevea gibt es drei Pakete – je nachdem, wie weit Praxen ihre Abläufe digitalisieren möchten. Die Preise liegen aktuell zwischen 39,90 € und 99,90 € netto pro Monat bei einer Laufzeit von 12 Monaten. Die ersten zwei Monate gilt eine Zufriedenheitsgarantie. Währenddessen ist eine Kündigung jederzeit möglich. Danach gilt eine Kündigungsfrist von einem Monat zum Ende der Vertragslaufzeit.

Beliebig viele Geräte und Mitarbeitende sind dabei bereits inklusive.

Wenn der Zugriff auf bestimmte Bereiche wie Abrechnung oder Umsätze individuell gesteuert werden soll, können zusätzliche Benutzeraccounts für 9,90 € netto pro Monat und Account hinzugebucht werden.

26. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?

Der Support bei thevea läuft nach dem Prinzip „von Therapeuten für Therapeuten“. Viele Kolleginnen und Kollegen haben selbst in Praxen gearbeitet und wissen daher, worauf es im Alltag ankommt.

Praxen erreichen den Support per Live-Chat, E-Mail oder über gebuchte Telefontermine. Im Live-Chat liegen die durchschnittlichen Reaktionszeiten meist nur bei wenigen Minuten. Wenn nötig, können Kolleginnen und Kollegen aus dem Support – nach Freigabe durch die Praxis – auch direkt in der Software unterstützen oder Einstellungen gemeinsam prüfen.

Zusätzlich gibt es ein Help Center mit vielen Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Videos und Erklärungen zur Selbsthilfe.

Immer häufiger genutzt wird außerdem die KI-Assistentin Thea. Sie kennt die Inhalte des gesamten Help Centers und beantwortet viele einfache Fragen direkt rund um die Uhr. Falls eine Antwort einmal nicht weiterhilft, kann mit einem Klick direkt in den Chat mit einem Menschen gewechselt werden.

27. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?

thevea kann 14 Tage kostenlos nahezu vollumfänglich getestet werden – ohne Zahlungsdaten und ohne Abo. Der Testzugang endet automatisch.

Wer sich anschließend für thevea entscheidet, erhält eine 2-monatige Geld-zurück-Garantie. Dadurch entsteht auch nach dem Start kein Risiko.

Beim Softwarewechsel unterstützt thevea mit dem sogenannten Sorglos-Start. Patientendaten aus der bisherigen Software können übernommen werden. Auf Wunsch begleitet das Support-Team den Einstieg persönlich und sorgt dafür, dass thevea für die jeweilige Praxis eingerichtet ist.

Wer möchte, kann den Kündigungsservice nutzen und die Kommunikation mit dem bisherigen Anbieter an thevea übergeben.

28. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?

thevea erhält mindestens alle zwei Wochen neue Funktionen oder Optimierungen. Die Updates werden automatisch im Hintergrund übernommen, ohne dass Praxen selbst etwas installieren oder anpassen müssen.

Abschluss-Fragen:

29. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Ein häufiges Feedback: Praxen fühlen sich bei thevea verstanden. Denn es werden regelmäßig Rückmeldungen direkt aus den Praxen eingeholt – dieser enge Austausch prägt die Weiterentwicklung bis heute.

Viele Nutzerinnen und Nutzer beschreiben thevea als besonders einfach, übersichtlich und intuitiv. Eine Software ohne unnötigen Schnickschnack, die trotzdem alles bietet, was im Praxisalltag gebraucht wird. Dadurch greifen viele Abläufe schnell ineinander und die Digitalisierung fühlt sich unkomplizierter an, als viele Praxen es anfangs erwartet hätten.

Besonders oft wird auch der Support hervorgehoben. Für viele Praxen ist es ein großer Vorteil, schnell Unterstützung von Menschen zu erhalten, die die typischen Themen aus dem Praxisalltag aus eigener Erfahrung kennen.

Viele dieser Erfahrungen lassen sich auch öffentlich in Google-Bewertungen und auf Bewertungsplattformen nachlesen.

30. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

thevea gibt es erst seit 2021 – trotzdem wird die Software bereits in weit über 10.000 Heilmittelpraxen genutzt. Ein Grund dafür ist der Fokus auf die Anforderungen aus dem therapeutischen Praxisalltag.

Im Mittelpunkt stehen dabei nicht möglichst viele Spezialfunktionen, sondern Einfachheit, Zeitersparnis und Entlastung bei Verwaltungsaufgaben.

31. Schlussplädoyer: Für welche Ergotherapie-Praxen (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Als 3-in-1-Lösung vereint thevea Praxissoftware, Abrechnung und TI-Anbindung in einem System. Dadurch entfallen doppelte Programme, zusätzliche Schnittstellen und unterschiedliche Ansprechpartner.

Gleichzeitig ist thevea überall verfügbar – egal ob in der Praxis, beim Hausbesuch oder unterwegs.

Viele Praxen entscheiden sich deshalb für thevea, weil die Software Verwaltungsaufwand reduziert und gleichzeitig schnelle, persönliche Unterstützung durch das Support-Team bietet.

Fazit: thevea eignet sich besonders für Praxen, die keine überladene Spezialsoftware suchen, sondern weniger Doppelarbeit, klare Abläufe und schnelle Unterstützung im Alltag möchten.