appointmed als Ergotherapie Software? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit appointmed

Wir haben die appointmed GmbH über ihre Praxissoftware für Ergotherapie ausgefragt.

Die Antworten von der appointmed GmbH sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Ergotherapie Software in 3 Sätzen.

appointmed ist eine All-in-One-Praxissoftware für ErgotherapeutInnen – Termine, digitale Patientenakte inklusive Dokumentation und Abrechnung laufen in einem System zusammen. Sie ist eine reine Web-App, läuft ohne Installation im Browser und ist auf PC, Mac, Tablet und Smartphone nutzbar. Der Anspruch: alle Werkzeuge für den Praxisalltag an einem Ort, übersichtlich und ohne Handbuch bedienbar.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Unser stärkster Fokus liegt auf der Bedienbarkeit. Gerade die oft umständliche Handhabung anderer Programme war für uns der Anlass, appointmed zu entwickeln. Das zeigt sich im Alltag: Viele KundInnen berichten, dass sie sich nach rund 20 Minuten ohne Handbuch zurechtfinden. Dazu kommt der Support, der in den Kundenstimmen am häufigsten gelobt wird – persönlich, inhouse und im Schnitt in unter 5 Minuten erreichbar. Aktuell arbeiten über 3.500 Praxen in Österreich, Deutschland und der Schweiz mit appointmed, bei einer Bewertung von 4,9 von 5 Sternen (Google und ProvenExpert). Ebenso oft genannt wird die laufende Weiterentwicklung, die eng am Feedback der Praxen ausgerichtet ist.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

appointmed ist bewusst auf Praxen ausgelegt, die schwerpunktmäßig mit Privat- und SelbstzahlerInnen sowie über Abrechnungsstellen arbeiten. Eine vollintegrierte GKV-Selbstabrechnung mit automatischer Rezepterfassung und Plausibilitätsprüfung nach Heilmittelrichtlinie bieten wir daher nicht. Wer diese Kassenlogik komplett abgebildet braucht, ist bei uns nur mit Abstrichen richtig. Wir sagen das offen – dafür ist appointmed in dem, was es kann, konsequent einfach und schnell.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

appointmed ist eine reine Web-Anwendung und benötigt keine Installation. Die Software wird über den Browser aufgerufen und serverseitig laufend automatisch aktualisiert. Damit ist das Arbeiten von jedem Gerät und jedem Standort mit Internetverbindung möglich – in der Praxis, im Homeoffice oder unterwegs. Eine separate Installationsvariante gibt es bewusst nicht, weil so weder Updates eingespielt noch lokale Datensicherungen gepflegt werden müssen.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

appointmed läuft auf Smartphone und Tablet mit vollem Funktionsumfang. Der Zugriff auf Kalender, Patientenakte und Abrechnung ist mobil derselbe wie am Desktop, unterwegs muss also auf nichts verzichtet werden. Eine eigene App ist nicht notwendig – die Software wird auch mobil einfach im Browser geöffnet. Vorausgesetzt ist lediglich eine Internetverbindung.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja. Mehrere TherapeutInnen und Geräte können gleichzeitig arbeiten – das ist gerade in Gemeinschaftspraxen der Normalfall. Jede Person meldet sich mit eigenem Login an, Rechte und Privatsphäre-Einstellungen lassen sich individuell festlegen, etwa um Dokumentationen zu sperren. Weil alle Daten zentral in der Cloud liegen, sehen alle stets denselben aktuellen Stand, ohne dass etwas synchronisiert werden muss.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Da es sich um eine webbasierte Anwendung handelt, ist das Betriebssystem weitgehend nebensächlich – Windows, macOS, Linux, Android und iOS/iPadOS werden gleichermaßen unterstützt. Benötigt werden ein aktueller Browser (Google Chrome empfohlen; Firefox, Edge und Safari funktionieren ebenfalls) sowie eine stabile Internetverbindung. Nutzbar ist appointmed auf Desktop-Computern, Laptops, Tablets und Smartphones.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Einen Offline-Modus gibt es nicht. Da appointmed webbasiert arbeitet, ist durchgehend eine Internetverbindung nötig. Der Vorteil dieses Ansatzes: keine lokalen Daten, immer der aktuelle Stand auf allen Geräten und automatische Backups auf Serverseite.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates werden automatisch eingespielt – es ist keinerlei Aktion in der Praxis nötig. Neue Funktionen und Verbesserungen kommen im Schnitt etwa alle zwei Wochen, ein großer Teil davon geht direkt auf Rückmeldungen aus den Praxen zurück. So arbeiten alle stets mit der aktuellsten Version, ohne sich um Installation oder Wartung kümmern zu müssen.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Backups laufen vollautomatisch – stündlich und gespiegelt in mehreren Rechenzentren in Deutschland. Für die Praxis bedeutet das: Es muss nichts eingerichtet, angestoßen oder kontrolliert werden. Genau deshalb ist dieser Ansatz gerade für technisch weniger affine NutzerInnen ideal, denn die Datensicherung passiert im Hintergrund, ganz ohne eigenes Zutun.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Übertragung und Datenbank sind durchgehend verschlüsselt. Gespeichert und gespiegelt wird ausschließlich in mehreren Rechenzentren in Deutschland; die Daten verlassen den EU-Raum niemals. Automatische Backups laufen stündlich, und die Systeme werden regelmäßig geprüft. appointmed erfüllt selbstverständlich alle Vorgaben der DSGVO. Der Austausch sensibler Inhalte mit PatientInnen ist über eine sichere 2-Faktor-Authentifizierung abgesichert.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

appointmed bietet mehrere gezielte Schnittstellen: eine Kalender-Synchronisation mit Import und Export gängiger Kalender, einen Export von Kontaktdaten für externe Newsletter-Anbieter sowie einen Buchhaltungs-Export als CSV, PDF oder Excel, mit dem sich Finanzdaten unmittelbar an die SteuerberaterIn übergeben lassen (etwa Richtung DATEV). Für Kartenzahlungen ist SumUp direkt integriert. Eine offene öffentliche API ist in Vorbereitung.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Ergotherapie-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Rezeptmanagement?
    • Gibt es eine Scan- bzw. Foto-Erfassung (OCR) von Verordnungen (oder via QR-Code)?
    • Gibt es automatische Plausibilitätsprüfungen (z. B. Heilmittelrichtlinie)?
    • Anstoßen von Folgeprozessen (Termine usw.)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Rezeptmanagement anmerken?

Rezepte und Verordnungen lassen sich als Datei oder Foto direkt in der Patientenakte hinterlegen, sodass sie jederzeit griffbereit zur Behandlung dokumentiert sind. Eine automatische Rezepterfassung per Scan, OCR oder QR-Code sowie eine Plausibilitätsprüfung nach Heilmittelrichtlinie bieten wir bewusst nicht – appointmed bildet die klassische GKV-Rezeptlogik nicht ab. Für die Weitergabe an eine Abrechnungsstelle steht der Export im PAD-Format zur Verfügung. Damit ist appointmed vor allem für Praxen gedacht, die privat, mit SelbstzahlerInnen oder über Abrechnungsstellen arbeiten.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Terminmanagement?
    • Wie ist die Kalender- und Terminplaner-Funktion umgesetzt?
    • Online-Buchung durch Patienten möglich?
    • Können Serien- und Gruppentermine abgebildet werden?
    • Gibt es Erinnerungsfunktionen für Patienten (z.B. SMS, E-Mail)?
    • Gibt es Wartelisten?
    • Schnittstellen zu externen Kalendern (Google / Apple / Outlook)?
    • Sonstiges zum Thema Terminplanung?

Der Kalender ist das Herzstück von appointmed und bewusst intuitiv gestaltet. Mehrfachtermine lassen sich in einem Schritt anlegen, ebenso Serientermine. Über die Online-Terminbuchung buchen PatientInnen selbst; weil jede Buchung erst bestätigt wird, entstehen keine Doppelbuchungen. Erinnerungen und Bestätigungen gehen per SMS oder E-Mail raus, bei Bedarf lassen sich Terminzettel oder Zeitbestätigungen drucken.

Auch Ressourcen wie Räume, Geräte und MitarbeiterInnen mit eigenen Verfügbarkeiten sind abbildbar. Externe Kalender lassen sich abonnieren und in appointmed anzeigen, ebenso Termine aus appointmed in externen Kalendern; eine integrierte Warteliste hilft, spontane Lücken zu füllen.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Patientenverwaltung?
    • Wie können Informationen in der digitalen Patientenakte erfasst werden?
    • Upload von multimedialen Dokumenten möglich (Bilder, Videos, Befunde, Scans, etc.)?
    • Sonstiges zur Patientenverwaltung?

Die digitale Patientenakte bündelt alle Informationen zu PatientInnen und Behandlungen an einem Ort: Textnotizen, individuelle Formulare und Anamnesebögen, Rezepte, grafisch zeichenbare Bodycharts sowie Dateien wie Fotos, Videos und PDFs. Dazu kommt die vollständige Behandlungshistorie auf einen Blick. Alle Daten sind verschlüsselt gespeichert. In Gemeinschaftspraxen können mehrere TherapeutInnen dieselbe Akte nutzen, geregelt über Privatsphäre- und Rechte-Einstellungen.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?
    • (Teil-)Automatisierte Dokumentationsfunktionen?
    • Gibt es interaktive Dokumentationsfunktionen wie Befundkarten (digital?) oder Body-Charts?
    • Darstellung von Therapieverläufen (ggf. grafisch)?
    • Diktierfunktion?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Dokumentation anmerken?

Die Dokumentation basiert auf einzelnen Blöcken und ist dadurch flexibel und trotzdem einfach: zur Verfügung stehen Textblöcke, Tabellen, Schieberegler, Checkboxen, Ja/Nein-Felder und Dateien. Daraus lassen sich eigene Vorlagen gestalten, die genau zur jeweiligen Arbeitsweise passen; farbliche Markierungen sorgen für Überblick. Für die Befunddokumentation stehen grafisch zeichenbare Bodycharts bereit.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung?
    • Abrechnung mit Privat-/Selbstzahlerpatienten möglich? Wenn ja, wie wird dies unterstützt?
    • Abrechnung über Abrechnungszentren möglich? Wenn ja, wie wird dies unterstützt?
    • Direktabrechnung mit den (Gesetzlichen) Kassen möglich (Selbstabrechnung)? Wenn ja, wie wird dies unterstützt?

Bei Privat- und SelbstzahlerInnen spielt appointmed seine Stärke aus: Leistungen werden in der Patientenakte abgelegt und in wenigen Klicks zu einer Rechnung zusammengestellt. Jede erstmals erfasste Leistung wandert automatisch in einen selbstlernenden Leistungskatalog, sodass wiederkehrende Positionen nie zweimal angelegt werden. Zahlungserinnerungen gehen per Klick raus, offene und bezahlte Rechnungen lassen sich filtern. Für die Zusammenarbeit mit Abrechnungsstellen steht der Export im PAD-Format bereit. Eine direkte Selbstabrechnung mit den Krankenkassen unterstützen wir bewusst nicht – appointmed ist auf Privat-/SelbstzahlerInnen und die Abrechnung über Abrechnungsstellen ausgelegt.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software teletherapeutische Funktionen?
    • Videotherapie?
    • Digitale Bereitstellung von Übungen für “Hausaufgaben” / Heimübungen?
    • Sonstiges im Bereich teletherapeutische Funktionen?

Eine Video-Sprechstunde über eine sichere Direktverbindung ist in allen Paketen enthalten. Eigene Übungen, Anleitungen oder Materialien lassen sich als Anhang in der Patientenakte hinterlegen und über den sicheren Dateiversand an PatientInnen übermitteln.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Integration in die Telematik-Infrastruktur?
    • Wie erfolgt die Anbindung an die TI?
    • Welche TI-Anwendungen sind in der Software integriert?
    • Wie sind diese konkret implementiert, um eine anwenderfreundliche Nutzung zu ermöglichen?

Aktuell ist appointmed noch nicht an die Telematik-Infrastruktur angebunden. Wir beobachten die Entwicklung genau und bereiten die Anbindung vor, sodass sie rechtzeitig vor der verpflichtenden Einführung verfügbar sein wird. Für Praxen, die heute noch keiner TI-Pflicht unterliegen, entsteht dadurch im Alltag kein Nachteil.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Mitarbeitermanagement?
    • Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle?
    • Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung?
    • Ressourcenplanung (welcher Therapeut betreut welche Patienten)?
    • Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung?
    • Sonstiges zum Thema Mitarbeiterverwaltung

Über die Behandlungszeiten lassen sich die geleisteten Zeiten je MitarbeiterIn berechnen und auswerten. In der Ressourcenplanung sind MitarbeiterInnen mit eigenen Verfügbarkeiten neben Räumen und Geräten im Kalender abbildbar. Eine dedizierte Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, hinterlegte Arbeitszeitmodelle oder Schichtpläne sowie eine Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung bieten wir aktuell nicht – hier bleibt appointmed bewusst schlank.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Thema Statistiken, Auswertung & Controlling
    • Welche Auswertungen sind möglich (z. B. Auslastung, Umsatz, Rezepte, Krankenkassen)
    • Können individuelle Reports erstellt werden?
    • Sonstiges zum Thema Controlling?

Für größere Praxen steht eine individuelle Statistikfunktion zur Verfügung, und die Behandlungszeiten lassen sich je MitarbeiterIn auswerten. Das Standard-Reporting ist bewusst schlank gehalten; umfangreiche Auslastungs- oder Kassen-Reports gehören nicht zum Umfang. Wo detailliertere Auswertungen nötig sind, arbeiten viele Praxen mit dem CSV-/Excel-Export weiter.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Ergotherapie-spezifischen Funktionen?
    • Gruppentherapien / Kursverwaltung?
    • Patientenportal / Patienten-App zur Patientenkommunikation (z. B. digitale Anamneseformulare, Chat/Feedback…)?
    • Mehrstandort-Fähigkeit?
    • Weitere Ergotherapie-spezifische Funktionen?

appointmed ist mehrplatz- und mehrbenutzerfähig und über Ressourcen- und Rechteverwaltung auch für Praxen mit mehreren TherapeutInnen ausgelegt. Eine dedizierte Gruppentherapie- bzw. Kursverwaltung sowie ein Patientenportal oder eine Patienten-App gehören aktuell nicht zum Standard. Ergotherapie-spezifisch nützlich sind vor allem die grafisch zeichenbaren Bodycharts für die Befunddokumentation, die individuell gestaltbaren Anamnesebögen und die flexible blockbasierte Dokumentation.

23. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen? (Unterstützung hierbei bzw. Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung oder zum Steuerberater?)
    • Praxis-Marketing?
    • Weitere unternehmerische Funktionen?

Für das Rechnungswesen lassen sich alle Finanzdaten als CSV, PDF oder Excel exportieren und unmittelbar an die SteuerberaterIn übergeben (etwa Richtung DATEV); eine direkte Schnittstelle zu einer Buchhaltungssoftware gibt es nicht, der Export ist aber so aufbereitet, dass das Steuerbüro damit direkt weiterarbeiten kann. Für einfache Newsletter lassen sich Kontaktdaten für externe Newsletter-Anbieter exportieren. Ein dediziertes Praxis-Marketing- oder Bewertungsmanagement-Modul bieten wir derzeit nicht.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

24. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

• appointmed MINI kostet 45 € pro Monat für einen Benutzer, optionale MINIplus-Module je 9,50 € pro Monat.
• appointmed BASIC mit vollem Funktionsumfang kostet 85 € pro Monat und Benutzer. Für Teams gibt es einen Gruppenrabatt: –15 % ab dem 2. und –25 % ab dem 6. Benutzer.
• Verbrauchsabhängig kommen SMS (0,13 €), Video-Sprechstunde (2,50 € je Sprechstunde) und sicherer Dateiversand (0,50 € je Versand) hinzu; für Österreich ist eine Registrierkasse (12,50 €/Monat) verfügbar.

Ermäßigungen gibt es zudem für PraxisgründerInnen und Mitglieder unterschiedlicher Berufsverbände. Der Mindestvertrag läuft 12 Monate, danach ist appointmed monatlich kündbar (1 Monat Frist); bei Kündigung steht ein kostenloser Datenexport zur Verfügung.

25. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?

Der Support ist mit Abstand unser meistgenannter Pluspunkt in den Kundenstimmen. Er ist persönlich und wird komplett inhouse geleistet – über einen Rückruf-Service und einen Chat direkt in der App, im Schnitt in unter 5 Minuten erreichbar. Dass eine Antwort meist schon nach wenigen Minuten da ist, wird dabei besonders geschätzt. Ergänzend stehen Hilfeinhalte zur Selbsthilfe zur Verfügung, doch das meiste klärt sich im direkten Kontakt schneller.

26. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

appointmed lässt sich 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen – mit allen Funktionen außer den kostenpflichtigen Zusatzmodulen, ohne Kreditkarte, und der Test endet automatisch. Für den Umstieg von der bisherigen Lösung bieten unsere TechnikerInnen einen kostenlosen Datencheck und begleiten die Datenübernahme, sofern sich die Daten exportieren lassen. Für den eigentlichen Import fallen einmalige, vorab klar kommunizierte Kosten an. So wird der Wechsel planbar statt zur Hürde.

27. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Sehr aktiv. Neue Funktionen und Verbesserungen kommen im Schnitt etwa alle zwei Wochen und werden automatisch eingespielt. Ein großer Teil dieser Weiterentwicklung geht direkt auf Rückmeldungen aus den Praxen zurück – Kundenfeedback ist bei uns die wichtigste Quelle für neue Funktionen und wird in den Kundenstimmen entsprechend oft als Pluspunkt genannt.

Abschluss-Fragen:

28. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Am häufigsten wird der persönliche, schnelle Support gelobt, dicht gefolgt von der einfachen Bedienung – viele finden sich nach rund 20 Minuten ohne Handbuch zurecht. Immer wieder heißt es sinngemäß, man möchte appointmed nicht mehr missen. Über 3.500 Praxen und eine Bewertung von 4,9 von 5 Sternen (Google und ProvenExpert) spiegeln das wider. Wünsche gibt es natürlich auch, und genau die fließen laufend in die Weiterentwicklung ein – häufig geht es um weitere Schnittstellen und um zusätzliche Auswertungen, an denen wir kontinuierlich arbeiten.

29. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können

appointmed ist ein etabliertes, eigenfinanziertes Unternehmen (gegründet 2016) mit über 3.500 Praxen in Österreich, Deutschland und der Schweiz. Die durchweg hohen unabhängigen Bewertungen von 4,9 von 5 Sternen auf Google und ProvenExpert sehen wir als Beleg dafür, dass der Fokus auf Einfachheit und Support ankommt. Statt möglichst vieler Funktionen setzen wir auf die, die im Praxisalltag wirklich zählen – und auf eine Weiterentwicklung, die eng an den Praxen ausgerichtet bleibt.

30. Schlussplädoyer: Für welche Ergotherapie-Praxen (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Ideal ist appointmed für EinzeltherapeutInnen sowie kleine bis mittelgroße Gemeinschaftspraxen, die schwerpunktmäßig mit Privat- und SelbstzahlerInnen oder über Abrechnungsstellen arbeiten und Wert auf unkomplizierte Bedienung und persönlichen, schnellen Support legen. Nur mit Abstrichen geeignet ist appointmed für Praxen, die eine vollintegrierte GKV-Selbstabrechnung mit automatischer Rezepterfassung und Plausibilitätsprüfung nach Heilmittelrichtlinie benötigen – diese Kassenlogik bildet appointmed bewusst nicht ab.

Abschließende Bemerkungen:

Wer sich selbst ein Bild machen möchte, kann appointmed 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen – ohne Kreditkarte, der Test endet automatisch. Der persönliche, inhouse geleistete Support ist dabei von Anfang an nur einen Klick entfernt und im Schnitt in unter 5 Minuten erreichbar. Für LeserInnen dieses Portals gibt es mit dem Code ERGOSOFT30 30 % Rabatt für 6 Monate auf appointmed MINI und BASIC.

Gutschein

appointmed hat uns freundlicherweise einen exklusiven Gutscheincode zur Verfügung gestellt.
Mit dem folgenden Gutscheincode bekommt ihr bei appointmed 30 % Rabatt auf die ersten 6 Monate. Der Rabatt gilt sowohl für das BASIC als auch das MINI Paket:

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Den Code könnt ihr nach der kostenlosen Testphase bzw. bei der Aktivierung des Abos eingeben, solltet ihr euch dafür entscheiden.